Jeszcze niedawno aranżacja biura była traktowana głównie jako kwestia estetyki. Firma miała wyglądać profesjonalnie, pracownicy mieli mieć biurka, krzesła i komputery, a w centralnym miejscu znajdowała się zazwyczaj sala konferencyjna.

Dzisiaj takie podejście coraz częściej okazuje się niewystarczające.

Koszt powierzchni biurowej, wyposażenia, energii i utrzymania lokalu jest dla przedsiębiorstwa realnym wydatkiem. Jeżeli firma zatrudnia kilkanaście lub kilkadziesiąt osób, nawet niewielkie różnice w efektywności pracy mogą przekładać się na znaczące kwoty.

Dlatego projektowanie biura warto potraktować jako decyzję biznesową.

Nie chodzi wyłącznie o to, aby wnętrze dobrze wyglądało. Chodzi o stworzenie przestrzeni, która ułatwia pracę, ogranicza rozpraszanie, poprawia komunikację, pozwala lepiej wykorzystać powierzchnię i odpowiada na rzeczywisty sposób działania zespołu.

Dobrze zaprojektowane biuro nie musi być luksusowe.

Powinno być przede wszystkim funkcjonalne.

Ile kosztuje źle zaprojektowane biuro?

Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że zła aranżacja wnętrza to przede wszystkim problem estetyczny.

W rzeczywistości konsekwencje mogą być znacznie poważniejsze.

Pracownik traci czas, szukając wolnego miejsca na spotkanie.

Rozmowy telefoniczne przeszkadzają osobom wykonującym zadania wymagające koncentracji.

Zbyt małe biurka utrudniają pracę.

Brak odpowiedniej liczby gniazdek powoduje stosowanie przedłużaczy.

Źle rozmieszczone stanowiska zwiększają ruch w najbardziej obciążonych częściach biura.

Brak miejsca do przechowywania powoduje bałagan.

Nieodpowiednie oświetlenie obniża komfort pracy.

Problemy z temperaturą powodują narzekania pracowników.

Każdy z tych problemów może wydawać się drobny.

Razem tworzą jednak środowisko, które utrudnia codzienną pracę.

Biuro powinno być projektowane pod sposób pracy

Najważniejsza zasada brzmi prosto:

nie należy zaczynać od mebli.

Najpierw trzeba zrozumieć, jak firma funkcjonuje.

Czy pracownicy większość dnia spędzają przy komputerach?

Czy często odbywają spotkania?

Czy prowadzą rozmowy telefoniczne?

Czy potrzebują ciszy?

Czy pracują zespołowo?

Czy przyjmują klientów?

Czy część zespołu pracuje zdalnie?

Czy stanowiska są przypisane konkretnym osobom?

Czy pracownicy często zmieniają miejsce pracy?

Dopiero odpowiedzi na te pytania powinny prowadzić do projektu.

Dwa przedsiębiorstwa zatrudniające po 20 osób mogą potrzebować zupełnie różnych biur.

Jedno może wymagać dużej liczby cichych stanowisk.

Drugie może potrzebować przede wszystkim sal spotkań i przestrzeni do pracy zespołowej.

Zasada pierwsza: każdy metr powinien mieć swoją funkcję

Powierzchnia biurowa kosztuje.

Niezależnie od tego, czy firma wynajmuje lokal, czy jest jego właścicielem, każdy metr kwadratowy ma określoną wartość.

Dlatego nie warto projektować przestrzeni wyłącznie według zasady „im więcej miejsca, tym lepiej”.

Duża przestrzeń może być wygodna.

Może też być nieefektywna.

Jeżeli przez większość dnia jedna sala stoi pusta, a jednocześnie pracownicy nie mają miejsca na krótkie rozmowy, problemem nie jest brak powierzchni.

Problemem jest jej niewłaściwe wykorzystanie.

Zamiast jednej dużej przestrzeni warto stworzyć kilka stref

Nowoczesne biuro może zostać podzielone na kilka funkcjonalnych obszarów.

Strefa koncentracji

Miejsce do wykonywania zadań wymagających skupienia.

Strefa współpracy

Przestrzeń dla zespołów pracujących nad wspólnymi projektami.

Strefa spotkań

Sale konferencyjne i mniejsze pokoje do rozmów.

Strefa komunikacji

Miejsca, w których można odbyć krótką rozmowę bez przeszkadzania innym.

Strefa odpoczynku

Kuchnia, jadalnia lub niewielka przestrzeń socjalna.

Strefa wejściowa

Recepcja, poczekalnia i miejsce pierwszego kontaktu z klientem.

Takie rozdzielenie pozwala ograniczyć sytuacje, w których wszystkie aktywności odbywają się w jednym pomieszczeniu.

Otwarta przestrzeń nie jest rozwiązaniem dla każdego

Open space przez lata był symbolem nowoczesnego biura.

Miał poprawiać komunikację i ułatwiać współpracę.

W praktyce może również generować problemy.

Kilka osób rozmawia jednocześnie.

Ktoś prowadzi rozmowę telefoniczną.

Ktoś uczestniczy w wideokonferencji.

Drukarka pracuje w tle.

Pracownik przechodzi przez pomieszczenie.

Wszystko dzieje się w jednym miejscu.

W efekcie osoba wykonująca wymagające zadanie może być regularnie wytrącana z koncentracji.

Dlatego otwarta przestrzeń powinna być uzupełniona o miejsca, w których można pracować spokojnie.

Ciche pomieszczenie może być warte więcej niż dodatkowe biurko

To interesujący przykład podejścia biznesowego do aranżacji.

Przedsiębiorca może zastanawiać się, czy lepiej przeznaczyć 10 m² na dwa kolejne stanowiska pracy, czy stworzyć mały pokój do pracy indywidualnej.

Jeżeli pracownicy regularnie uczestniczą w spotkaniach online, prowadzą rozmowy z klientami lub wykonują zadania wymagające koncentracji, druga opcja może być znacznie bardziej wartościowa.

Nie każdy metr musi bezpośrednio produkować.

Niektóre metry umożliwiają efektywne wykorzystanie pozostałej przestrzeni.

Akustyka jest inwestycją, nie dodatkiem

Jednym z najczęściej pomijanych elementów projektowania biura jest akustyka.

Właściciel firmy może poświęcić dużo czasu na wybór podłogi, kolorów i lamp, a o dźwięku przypomnieć sobie dopiero po rozpoczęciu pracy.

To błąd.

W przestrzeni biurowej dźwięk rozchodzi się bardzo łatwo.

Twarde powierzchnie odbijają fale.

Duże, puste ściany zwiększają pogłos.

Otwarta przestrzeń przenosi rozmowy.

Rozwiązaniem mogą być panele akustyczne, wykładziny, przegrody, elementy tapicerowane, odpowiednie sufity czy materiały pochłaniające dźwięk.

Nie muszą one oznaczać dużego wydatku.

Najważniejsze jest zaplanowanie ich przed zakończeniem remontu.

Oświetlenie wpływa na jakość przestrzeni

W biurze światło ma dwa zadania.

Pierwsze jest oczywiste – zapewnić odpowiednie warunki do pracy.

Drugie jest mniej oczywiste – budować charakter przestrzeni.

Problem zaczyna się wtedy, gdy funkcja zostaje podporządkowana wyglądowi.

Efektowna lampa może świetnie wyglądać nad stołem konferencyjnym, ale niekoniecznie zapewniać odpowiednie warunki do pracy.

Dlatego oświetlenie powinno być projektowane dla konkretnych stref.

Inne potrzeby ma recepcja.

Inne stanowisko komputerowe.

Jeszcze inne sala spotkań czy kuchnia.

Światło naturalne powinno być wykorzystane maksymalnie

Jeżeli biuro posiada duże okna, nie warto bez potrzeby zasłaniać ich ciężkimi zabudowami.

Naturalne światło może poprawiać odbiór przestrzeni i sprawiać, że pomieszczenie wydaje się większe.

Układ stanowisk powinien jednak uwzględniać również odbicia światła na monitorach.

Czasami przesunięcie biurka o kilkadziesiąt centymetrów może poprawić komfort pracy bardziej niż zakup droższego monitora.

Temperatura w biurze również ma znaczenie

Klimatyzacja nie powinna być projektowana dopiero wtedy, gdy pracownicy zaczną narzekać na upał.

Warto przeanalizować układ pomieszczeń, nasłonecznienie, liczbę osób i urządzenia generujące ciepło.

Szczególne znaczenie ma to w małych salach konferencyjnych.

Kilka osób zamkniętych w niewielkim pomieszczeniu może bardzo szybko zmienić jego warunki.

Dobrze zaprojektowana klimatyzacja i wentylacja powinny uwzględniać sposób użytkowania poszczególnych pomieszczeń.

Ergonomia to nie luksus

Pracownik spędzający kilka godzin dziennie przy biurku potrzebuje wygodnego stanowiska.

Nie oznacza to, że firma musi kupować najdroższe produkty dostępne na rynku.

Warto jednak zwrócić uwagę na:

wysokość biurka,

wielkość blatu,

regulację krzesła,

ustawienie monitora,

dostęp do gniazdek,

miejsce na dokumenty,

swobodę poruszania się.

Ergonomiczne stanowisko może być stosunkowo proste.

Nie chodzi o luksus.

Chodzi o dopasowanie do rzeczywistego sposobu pracy.

Nie każde stanowisko powinno wyglądać identycznie

Standaryzacja jest wygodna dla osoby zarządzającej wyposażeniem.

Nie zawsze jest jednak najlepsza dla pracowników.

Handlowiec może potrzebować miejsca do rozmów.

Grafik większego blatu.

Programista kilku monitorów.

Księgowy przestrzeni na dokumenty.

Manager miejsca do krótkich spotkań.

Dlatego projektowanie wszystkich stanowisk według jednego schematu może być nieefektywne.

Biurko powinno być częścią procesu, a nie jego centrum

To ważna zmiana w myśleniu o przestrzeni.

W tradycyjnym biurze wszystko było podporządkowane stanowisku pracy.

Współczesny model może być bardziej elastyczny.

Pracownik może rozpocząć dzień przy biurku.

Później przejść do sali projektowej.

Następnie odbyć rozmowę w małym pokoju.

Na koniec dnia uczestniczyć w spotkaniu zespołu.

Przestrzeń staje się więc zestawem narzędzi.

Sala konferencyjna nie powinna być magazynem

To częsty problem.

Sala spotkań jest wyposażona w duży stół, kilkanaście krzeseł i sprzęt do prezentacji.

Przez większość dnia stoi jednak pusta.

W niektórych firmach dodatkowo służy jako magazyn.

Kartony.

Materiały.

Sprzęt.

Dokumenty.

W efekcie w razie potrzeby nie jest gotowa do spotkania.

Jeżeli sala ma pełnić funkcję biznesową, powinna być dostępna wtedy, gdy jest potrzebna.

Czy firma potrzebuje jednej dużej sali?

Niekoniecznie.

Czasami bardziej praktyczne są:

jedna średnia sala,

dwa małe pokoje,

kilka miejsc do krótkich rozmów.

Jeżeli większość spotkań odbywa się w grupach dwu- lub trzyosobowych, ogromna sala może być marnowaniem powierzchni.

Warto analizować rzeczywiste zachowania pracowników.

Technologia powinna być niewidoczna, ale dostępna

Dobre biuro nie powinno być pełne kabli.

Jednocześnie pracownik powinien mieć łatwy dostęp do technologii.

Gniazdka.

USB.

Internet.

Wi-Fi.

Monitory.

Sprzęt konferencyjny.

Drukarki.

Systemy rezerwacji.

Warto zaplanować to przed zakupem mebli.

Późniejsze prowadzenie przewodów często kończy się plątaniną kabli albo koniecznością stosowania przedłużaczy.

Warto przygotować biuro na rozwój firmy

Jeżeli przedsiębiorstwo planuje zwiększenie zatrudnienia, przestrzeń powinna być możliwie elastyczna.

Nie zawsze trzeba zostawiać kilkadziesiąt pustych metrów.

Można jednak zastosować rozwiązania umożliwiające zmianę układu.

Mobilne stoły.

Przenośne przegrody.

Modułowe meble.

Uniwersalne punkty elektryczne.

Dodatkowe punkty sieciowe.

Dzięki temu firma może rozwijać się bez konieczności przeprowadzania kolejnego generalnego remontu.

Przestrzeń hybrydowa zmienia sposób liczenia stanowisk

Jeżeli pracownicy pracują częściowo zdalnie, nie każdy musi mieć przypisane biurko.

Firma może wprowadzić system rezerwacji.

Pracownik wybiera stanowisko na konkretny dzień.

Pozwala to zmniejszyć liczbę stałych miejsc.

Ale taki model wymaga dobrej organizacji.

Jeżeli system jest chaotyczny, pracownicy mogą tracić czas na szukanie wolnego miejsca.

Technologia powinna więc rozwiązywać problem, a nie tworzyć kolejny.

Kuchnia może być ważniejsza, niż się wydaje

Przestrzeń socjalna pełni kilka funkcji.

Pracownicy jedzą.

Rozmawiają.

Odpoczywają.

Czasami odbywają krótkie nieformalne spotkania.

Dobrze zaprojektowana kuchnia może stać się naturalnym miejscem komunikacji.

Nie oznacza to konieczności budowania dużej stołówki.

W małej firmie wystarczy odpowiednio zaplanowany aneks.

Nieformalna komunikacja również ma wartość

Nie wszystkie problemy rozwiązuje się podczas oficjalnych spotkań.

Czasami pracownik pyta kolegę o prostą rzecz przy kawie.

Czasami rozmowa na korytarzu prowadzi do pomysłu.

Czasami przypadkowe spotkanie dwóch osób pozwala szybciej przekazać informację.

Dlatego biuro powinno posiadać również miejsca, które sprzyjają krótkiej, nieformalnej komunikacji.

Jednocześnie nie warto zmuszać ludzi do ciągłej interakcji

To druga strona problemu.

Nie każdy pracownik potrzebuje otwartej przestrzeni i ciągłego kontaktu.

Niektórzy najlepiej funkcjonują w spokojnym środowisku.

Dlatego dobre biuro powinno oferować wybór.

Można współpracować.

Można rozmawiać.

Można też zamknąć drzwi i pracować w ciszy.

Przestrzeń wpływa na sposób zarządzania

To ciekawy aspekt, o którym rzadko mówi się podczas projektowania wnętrz.

Jeżeli manager siedzi w osobnym, zamkniętym gabinecie, komunikacja z zespołem może wyglądać inaczej niż wtedy, gdy pracuje wśród pracowników.

Nie ma jednego dobrego rozwiązania.

W niektórych firmach potrzebna jest prywatność.

W innych większa dostępność osób zarządzających.

Układ biura może więc wpływać na kulturę organizacyjną.

Czy gabinet prezesa jest nadal potrzebny?

To zależy od charakteru firmy.

Jeżeli manager regularnie prowadzi poufne rozmowy, spotkania z klientami lub negocjacje, zamykane pomieszczenie może być uzasadnione.

Jeżeli przez większość dnia pracuje z zespołem i praktycznie nie korzysta z gabinetu, można rozważyć inne rozwiązanie.

Każde 10 m² powinno mieć uzasadnienie.

Reprezentacyjne biuro nie musi być drogie

Wizerunek można budować bez kosztownych materiałów.

Spójna kolorystyka.

Dobre oświetlenie.

Logo.

Porządek.

Jakościowe, ale niekoniecznie luksusowe meble.

Kilka dobrze dobranych elementów.

Ważniejsza od ceny pojedynczego produktu jest spójność całego wnętrza.

Pierwsze wrażenie zaczyna się przy wejściu

Klient nie widzi całego biura.

Widząc recepcję, poczekalnię czy wejście, zaczyna jednak budować opinię o firmie.

Dlatego warto zadbać o:

czytelne oznaczenie,

porządek,

odpowiednie światło,

wygodne miejsce oczekiwania,

spójną identyfikację wizualną.

Nie trzeba przeznaczać na recepcję ogromnej części budżetu.

Powinna jednak wyglądać profesjonalnie.

Biuro nie powinno być projektowane tylko dla klientów

To częsty błąd.

Przedsiębiorca inwestuje w reprezentacyjną recepcję, efektowną salę spotkań i drogie dekoracje.

Jednocześnie pracownicy mają niewygodne krzesła i zbyt małe biurka.

Proporcje powinny być odwrotne.

Klient pojawia się czasami.

Pracownik korzysta z biura codziennie.

Dlatego większość inwestycji powinna poprawiać codzienną pracę.

Rośliny i materiały naturalne mogą poprawić odbiór przestrzeni

Nie trzeba zamieniać biura w ogród.

Kilka odpowiednio rozmieszczonych roślin może jednak ocieplić wnętrze.

Podobnie działają materiały drewniane, tkaniny czy elementy o bardziej naturalnej fakturze.

Warto jednak pamiętać o łatwości utrzymania.

Biuro jest przestrzenią użytkową.

Elementy dekoracyjne nie powinny utrudniać sprzątania ani organizacji pracy.

Kolory mają znaczenie, ale nie powinny być najważniejsze

Kolorystyka wpływa na charakter wnętrza.

Nie powinna jednak dominować nad funkcją.

Bardzo intensywne kolory zastosowane na dużej powierzchni mogą szybko męczyć.

Neutralna baza daje większą elastyczność.

Mocniejsze akcenty można zastosować w wybranych miejscach.

Dzięki temu zmiana wystroju w przyszłości nie wymaga generalnego remontu.

Przechowywanie jest jednym z najczęściej pomijanych problemów

W momencie projektowania biura wszystko wygląda czysto.

Pojawiają się dokumenty.

Materiały.

Kable.

Sprzęt.

Archiwa.

Przesyłki.

Rzeczy pracowników.

Po kilku miesiącach przestrzeń zaczyna się zapełniać.

Dlatego miejsce do przechowywania powinno być zaplanowane od początku.

Szafy nie muszą zajmować dużej części biura.

Ale ich brak szybko staje się problemem.

Porządek wpływa na efektywność

Bałagan nie zawsze oznacza brak organizacji.

Często jest skutkiem źle zaprojektowanej przestrzeni.

Jeżeli nie ma miejsca na dokumenty, będą leżały na biurku.

Jeżeli nie ma miejsca na sprzęt, będzie stał na podłodze.

Jeżeli nie ma szafki na materiały, zostaną w kartonach.

Dobrze zaprojektowane biuro pomaga utrzymywać porządek bez ciągłego wysiłku.

Przestrzeń powinna ograniczać zbędny ruch

Warto przeanalizować, jak pracownik porusza się po biurze.

Czy po dokumenty musi przejść przez całą przestrzeń?

Czy drukarka znajduje się w miejscu, które powoduje ciągły ruch?

Czy kuchnia znajduje się tuż obok stanowisk wymagających ciszy?

Czy sala spotkań jest łatwo dostępna?

Układ komunikacyjny może wpływać na ilość przypadkowych zakłóceń.

Drukarka jest małym, ale dobrym przykładem

Jeżeli urządzenie jest potrzebne cały czas, powinno znajdować się w miejscu łatwo dostępnym.

Jeżeli generuje hałas, nie powinno znajdować się obok stanowisk wymagających koncentracji.

Jeżeli pracownicy często korzystają z drukarki, można umieścić ją w centralnej części biura.

To pokazuje, że projektowanie przestrzeni zaczyna się od analizy procesów.

Biuro powinno odpowiadać na rytm dnia

Nie wszystkie pomieszczenia są używane w ten sam sposób przez cały dzień.

Rano może dominować praca indywidualna.

W południe odbywają się spotkania.

Po południu część zespołu prowadzi rozmowy z klientami.

Warto więc projektować przestrzeń z uwzględnieniem różnych okresów użytkowania.

Nie warto kopiować biur z internetu

Zdjęcie efektownego biura może być świetną inspiracją.

Nie pokazuje jednak:

liczby pracowników,

sposobu pracy,

budżetu,

powierzchni,

akustyki,

kosztów utrzymania.

Dlatego inspiracja powinna być początkiem rozmowy, a nie gotowym projektem.

Biuro powinno być mierzalne

Nie wszystkie efekty aranżacji można łatwo policzyć.

Niektóre można jednak obserwować.

Ile czasu pracownicy spędzają na szukaniu wolnych sal?

Jak często brakuje stanowisk?

Ile spotkań odbywa się w małych grupach?

Czy pracownicy skarżą się na hałas?

Czy wykorzystanie biura jest równomierne?

Czy rosną koszty energii?

Takie dane pozwalają później poprawiać przestrzeń.

Można zacząć od prostego audytu

Przed remontem warto przez kilka dni obserwować biuro.

Nie trzeba od razu zatrudniać firmy konsultingowej.

Wystarczy zanotować:

które pomieszczenia są najczęściej wykorzystywane,

gdzie powstaje hałas,

gdzie brakuje miejsc,

gdzie gromadzą się ludzie,

które przestrzenie stoją puste.

Taki prosty audyt może ujawnić problemy, których nie widać na rzucie architektonicznym.

Najczęstsze błędy w projektowaniu biura

Błąd pierwszy – zbyt dużo stałych stanowisk.

Firma płaci za powierzchnię, której nie wykorzystuje.

Błąd drugi – brak miejsc do cichej pracy.

Wszyscy pracują w jednej przestrzeni.

Błąd trzeci – zbyt mało sal spotkań.

Pracownicy organizują rozmowy przy biurkach.

Błąd czwarty – ignorowanie akustyki.

Każda rozmowa jest słyszalna w całym biurze.

Błąd piąty – brak miejsca do przechowywania.

Dokumenty i sprzęt zaczynają zajmować stanowiska pracy.

Błąd szósty – projektowanie pod wygląd.

Biuro wygląda świetnie, ale jest niewygodne.

Błąd siódmy – brak możliwości rozbudowy.

Każda zmiana zespołu wymaga przebudowy.

Błąd ósmy – ignorowanie kosztów utrzymania.

Firma inwestuje w rozwiązania, które później są drogie w eksploatacji.

Jak zaprojektować biuro krok po kroku?

Krok 1 – poznaj sposób pracy

Sprawdź, czym zajmują się pracownicy i jak wygląda ich dzień.

Krok 2 – zmierz wykorzystanie przestrzeni

Nie zakładaj, że wszystkie pomieszczenia są równie potrzebne.

Krok 3 – określ priorytety

Zdecyduj, czy największym problemem jest hałas, brak miejsc, brak sal czy niewygodne stanowiska.

Krok 4 – zaprojektuj strefy

Oddziel pracę wymagającą koncentracji od spotkań i komunikacji.

Krok 5 – zaplanuj instalacje

Elektryka, internet, oświetlenie, klimatyzacja i monitoring powinny zostać uwzględnione przed wykończeniem.

Krok 6 – wybierz wyposażenie

Dopiero teraz kupuj biurka, krzesła, szafy i inne elementy.

Krok 7 – zostaw rezerwę

Nie wykorzystuj całego budżetu na pierwszą wersję projektu.

Krok 8 – obserwuj efekty

Po kilku miesiącach sprawdź, czy przestrzeń rzeczywiście rozwiązała problemy.

Ile warto wydać na aranżację?

Nie ma jednej prawidłowej kwoty.

Firma może stworzyć funkcjonalne biuro przy ograniczonym budżecie.

Może również przeznaczyć setki tysięcy złotych na wysokiej klasy przestrzeń.

Kluczowe pytanie brzmi:

jaki problem biznesowy ma rozwiązać dana inwestycja?

Jeżeli panel akustyczny za 5000 zł rozwiązuje problem, który codziennie dotyka 15 osób, może być bardzo dobrą inwestycją.

Jeżeli designerska lampa za 5000 zł nie poprawia żadnego istotnego aspektu pracy, jej wartość biznesowa jest znacznie mniejsza.

Koszt przestrzeni należy porównywać z wartością pracy

Załóżmy, że firma zatrudnia 20 osób.

Jeżeli lepsza organizacja przestrzeni pozwala każdemu pracownikowi oszczędzić średnio kilka minut dziennie, w skali roku może powstać zauważalna różnica.

Nie oznacza to, że każdą minutę można bezpośrednio przeliczyć na zysk.

Pokazuje jednak sposób myślenia.

Małe usprawnienia pomnożone przez liczbę pracowników i dni pracy mogą mieć znaczenie.

Nie wszystko trzeba robić jednocześnie

Jeżeli budżet jest ograniczony, biuro można rozwijać etapami.

Najpierw:

ergonomia,

oświetlenie,

akustyka,

instalacje.

Później:

strefa spotkań,

wyposażenie socjalne,

dekoracje.

Niektóre elementy można dodać po kilku miesiącach.

Ważne, aby podstawowa infrastruktura była przygotowana od początku.

Biuro powinno być odporne na zmiany

Firma za trzy lata może wyglądać zupełnie inaczej.

Może mieć inny model pracy.

Inny skład zespołu.

Innych klientów.

Inną strukturę.

Dlatego warto unikać bardzo sztywnych rozwiązań.

Mobilność i możliwość zmiany układu są coraz większą wartością.

Właściwie zaprojektowane biuro może ograniczyć koszty

Nie chodzi tylko o produktywność.

Dobra aranżacja może oznaczać:

mniejszą powierzchnię,

mniej pustych stanowisk,

niższe zużycie energii,

mniej niepotrzebnych remontów,

lepsze wykorzystanie sal,

mniejsze koszty zmian organizacyjnych.

To właśnie tutaj pojawia się ekonomiczny wymiar projektowania wnętrza.

Biuro nie powinno konkurować z wynagrodzeniem

Wysokiej klasy wnętrze nie zastąpi dobrych warunków zatrudnienia.

Dlatego przedsiębiorca powinien zachować proporcje.

Jeżeli ma określony budżet, najpierw powinien zadbać o rzeczy, które rzeczywiście poprawiają codzienną pracę.

Drogie dekoracje powinny być ostatnim elementem.

Największą wartością jest możliwość wyboru

Dobre biuro daje pracownikowi możliwość dopasowania przestrzeni do zadania.

Praca indywidualna?

Ciche miejsce.

Rozmowa?

Mały pokój.

Spotkanie zespołu?

Sala konferencyjna.

Burza mózgów?

Stół projektowy.

Odpoczynek?

Kuchnia lub strefa socjalna.

Taki układ jest znacznie bardziej elastyczny niż przestrzeń, w której każdy musi wykonywać wszystkie zadania przy jednym biurku.

Czy biuro może naprawdę „zarabiać”?

Nie w dosłownym sensie.

Nie generuje przychodu tak jak sklep czy produkt.

Może jednak poprawiać ekonomię firmy.

Jeżeli pomaga pracownikom szybciej wykonywać zadania, ogranicza chaos, poprawia obsługę klienta, ułatwia rekrutację i pozwala lepiej wykorzystać powierzchnię, jego wartość biznesowa rośnie.

Dlatego właściwsze jest określenie:

biuro może zwiększać wartość pracy wykonywanej przez firmę.

Właściciel firmy powinien patrzeć na przestrzeń długoterminowo

Remont i wyposażenie biura to inwestycja na kilka lat.

Nie warto projektować go wyłącznie pod aktualny moment.

Lepiej stworzyć przestrzeń, którą można modyfikować.

Jeżeli firma za rok zatrudni pięć osób, układ powinien pozwolić na dodanie stanowisk.

Jeżeli część zespołu przejdzie na pracę zdalną, część powierzchni powinna dać się przeznaczyć na inne funkcje.

Elastyczność jest jednym z najważniejszych parametrów nowoczesnego biura.

Przyszłość przestrzeni biurowej będzie bardziej funkcjonalna niż reprezentacyjna

Nie oznacza to końca designerskich wnętrz.

Oznacza raczej zmianę priorytetów.

Firma nie będzie chciała płacić za przestrzeń, której nie wykorzystuje.

Pracownicy będą oczekiwać większego wyboru sposobu pracy.

Technologia będzie coraz bardziej obecna.

Spotkania będą odbywały się jednocześnie fizycznie i online.

A powierzchnia będzie musiała być bardziej elastyczna.

Dobre biuro nie zaczyna się od katalogu mebli

Największym błędem jest rozpoczęcie projektowania od pytania:

„Jakie biurka kupić?”

Lepsze pytanie brzmi:

„Jak pracują nasi ludzie i czego potrzebują, żeby robić to dobrze?”

Dopiero później można zastanawiać się nad meblami, kolorami i dekoracjami.

To właśnie ta zmiana myślenia sprawia, że aranżacja biura staje się elementem strategii firmy.

Najdroższy jest niewykorzystany potencjał

Przedsiębiorca płaci za lokal niezależnie od tego, czy wykorzystuje jego możliwości.

Jeżeli duża część powierzchni stoi pusta, firma ponosi koszt bez uzyskiwania odpowiedniej wartości.

Jeżeli pracownicy codziennie tracą czas z powodu złej organizacji przestrzeni, firma również ponosi koszt.

Jeżeli spotkania odbywają się przy biurkach, bo brakuje małych pomieszczeń, koszt pojawia się w postaci zakłóceń pracy.

Dlatego dobrze zaprojektowane biuro nie musi być największe.

Powinno być możliwie dobrze wykorzystane.

Aranżacja powinna wynikać z ekonomii firmy

Nie każda firma potrzebuje luksusowego biura.

Nie każda powinna przechodzić całkowicie na pracę zdalną.

Nie każda potrzebuje open space.

Nie każda potrzebuje kilkunastu sal konferencyjnych.

Najlepsza przestrzeń to ta, która odpowiada na rzeczywiste potrzeby organizacji.

Jeżeli przedsiębiorca potrafi wskazać, dlaczego potrzebuje każdego większego elementu wyposażenia i każdej strefy, prawdopodobnie jest na dobrej drodze.

Jeżeli natomiast projekt opiera się przede wszystkim na tym, co dobrze wygląda na zdjęciach, warto jeszcze raz przemyśleć założenia.

Biuro jako narzędzie biznesowe

Dobrze zaprojektowana przestrzeń może wspierać firmę na wiele sposobów.

Może ograniczać koszty.

Może poprawiać komfort.

Może ułatwiać komunikację.

Może wspierać koncentrację.

Może poprawiać doświadczenie klienta.

Może pomagać w rekrutacji.

Może umożliwiać rozwój bez kolejnego generalnego remontu.

Nie oznacza to, że każda złotówka wydana na aranżację przyniesie bezpośredni zwrot.

Oznacza jednak, że projektowanie biura powinno być traktowane równie poważnie jak inne inwestycje przedsiębiorstwa.

Najlepsze biuro nie jest tym, które robi największe wrażenie podczas pierwszej wizyty.

Jest tym, które po kilku latach nadal pomaga ludziom dobrze wykonywać swoją pracę.

Opracowanie powstało we współpracy z redakcją portalu BizKing