Urządzenie małego biura dla dziesięciu osób może kosztować kilkadziesiąt tysięcy złotych, ale równie dobrze może pochłonąć ponad 100 tys. zł. Wszystko zależy od tego, w jakim stanie znajduje się lokal, jaki standard chce osiągnąć firma i przede wszystkim – jak dobrze zaplanowano wydatki.

Dla przedsiębiorcy problemem nie jest samo kupienie dziesięciu biurek i krzeseł.

Trzeba jeszcze przygotować przestrzeń, zadbać o instalacje, oświetlenie, internet, przechowywanie dokumentów, miejsce spotkań, zaplecze socjalne, klimatyzację i wiele innych elementów, bez których codzienna praca może szybko stać się niewygodna.

Co więcej, koszt urządzenia biura często jest niedoszacowany, ponieważ właściciel firmy koncentruje się na najbardziej widocznych wydatkach. Tymczasem to właśnie drobne elementy potrafią znacząco podnieść końcowy rachunek.

Ile więc trzeba przygotować na biuro dla 10 osób?

Nie ma jednej odpowiedzi, ale można stworzyć realistyczny model kosztowy, który pokaże, gdzie trafiają pieniądze.

Załóżmy konkretny scenariusz

Przyjmijmy, że firma wynajmuje lokal o powierzchni około 70-90 m².

Przestrzeń jest w stanie pozwalającym na rozpoczęcie adaptacji, ale nie jest jeszcze gotowym biurem.

Firma chce stworzyć:

10 stanowisk pracy,
niewielką recepcję,
salę konferencyjną,
kuchnię lub aneks socjalny,
miejsce do przechowywania dokumentów,
łazienkę,
przestrzeń komunikacyjną.

Standard ma być dobry, ale bez luksusowych materiałów.

To ważne założenie.

Celem nie jest stworzenie reprezentacyjnego biura za setki tysięcy złotych, lecz funkcjonalnej przestrzeni, która pozwoli dziesięcioosobowemu zespołowi komfortowo pracować.

Pierwszy koszt – przygotowanie lokalu

Zanim pojawią się biurka i komputery, trzeba przygotować samą przestrzeń.

W zależności od stanu lokalu może być konieczne:

usunięcie starego wyposażenia,
demontaż ścianek,
skucie starej podłogi,
usunięcie starych instalacji,
wyrównanie ścian,
przygotowanie podłoża,
wywóz odpadów.

W przypadku lokalu, który wcześniej był użytkowany przez inną firmę, zakres prac może być zaskakująco duży.

Przykładowo samo usunięcie starej zabudowy może kosztować kilka tysięcy złotych.

Do tego dochodzi transport i utylizacja odpadów.

Dlatego przed podpisaniem umowy najmu warto dokładnie obejrzeć lokal.

Lokal „do odświeżenia” i lokal „do całkowitej adaptacji” to dwie zupełnie różne inwestycje.

Projekt i układ funkcjonalny

W małym biurze projekt przestrzeni może wydawać się zbędnym wydatkiem.

Nie zawsze jednak warto z niego rezygnować.

70-90 m² to stosunkowo niewielka powierzchnia. Każdy źle wykorzystany fragment może mieć znaczenie.

Źle ustawione stanowiska mogą ograniczyć komunikację.

Zbyt duża sala konferencyjna może zabrać miejsce na biurka.

Za mała kuchnia może szybko stać się problemem.

Brak miejsca do przechowywania spowoduje bałagan.

Dlatego warto przynajmniej przygotować funkcjonalny plan przestrzeni.

W przypadku prostego biura koszt projektu może być stosunkowo niewielki w porównaniu z całym remontem.

Przy większej przebudowie dokumentacja może oczywiście kosztować więcej.

Instalacja elektryczna – fundament współczesnego biura

Dziesięciu pracowników oznacza co najmniej kilkadziesiąt urządzeń.

Każde stanowisko może obejmować komputer, monitor, telefon, ładowarki i dodatkowe urządzenia.

Do tego dochodzą:

drukarka,
router,
urządzenia sieciowe,
ekspres do kawy,
lodówka,
zmywarka,
klimatyzacja,
oświetlenie,
urządzenia w sali konferencyjnej.

Jeżeli istniejąca instalacja jest stara lub niewystarczająca, trzeba ją dostosować.

Warto również przewidzieć większą liczbę gniazd niż wynikałoby to z aktualnych potrzeb.

Firma może przecież zatrudnić kolejnych pracowników albo zmienić układ stanowisk.

Przy małym biurze koszt modernizacji elektryki może wynosić kilka lub kilkanaście tysięcy złotych, zależnie od zakresu prac.

Internet i sieć komputerowa

Kolejna pozycja, której nie warto odkładać na koniec.

W biurze dla 10 osób dobrze zaprojektowana sieć może być ważniejsza niż wiele elementów wystroju.

Potrzebne mogą być:

przewody sieciowe,
gniazda internetowe,
router,
przełącznik sieciowy,
punkty Wi-Fi,
szafa lub miejsce na urządzenia,
okablowanie do urządzeń dodatkowych.

Jeżeli przewody mają zostać ukryte, najlepiej wykonać je przed wykończeniem ścian.

Późniejsze przerabianie instalacji może oznaczać dodatkowe koszty.

Ile kosztuje przygotowanie podłogi?

To zależy przede wszystkim od jej stanu.

Jeżeli podłoże jest gotowe, można przejść bezpośrednio do montażu nowego materiału.

Jeżeli wymaga wyrównania, dochodzą dodatkowe prace.

W małym biurze popularnym rozwiązaniem może być wykładzina biurowa, panele lub płytki.

Wybierając materiał, warto patrzeć nie tylko na cenę.

Biuro jest przestrzenią intensywnie użytkowaną.

Krzesła przesuwają się po podłodze.

Ludzie przechodzą przez te same ciągi komunikacyjne.

Do lokalu wnoszony jest piasek i brud.

Dlatego bardzo tani materiał może okazać się pozorną oszczędnością.

Ściany – tutaj można zaoszczędzić

Nie każda ściana musi być wykończona drogim materiałem.

W wielu biurach bardzo dobrym rozwiązaniem będzie po prostu dobrej jakości farba.

Efekt można uzupełnić jedną ścianą akcentową, logo firmy albo prostą grafiką.

Nie trzeba wykładać całego biura drewnem, betonem architektonicznym czy drogimi panelami.

W przypadku ograniczonego budżetu ściany są jednym z miejsc, w których można znaleźć oszczędności bez dużej utraty funkcjonalności.

Oświetlenie – mały element, duże znaczenie

Dziesięć stanowisk pracy oznacza konieczność zapewnienia odpowiednich warunków oświetleniowych.

Warto podzielić oświetlenie na strefy.

Stanowiska pracy.

Sala konferencyjna.

Recepcja.

Kuchnia.

Komunikacja.

Łazienka.

Nie wszędzie trzeba stosować takie same oprawy.

W przestrzeni roboczej najważniejsza będzie funkcjonalność.

W recepcji można pozwolić sobie na bardziej dekoracyjne rozwiązanie.

W sali konferencyjnej warto zadbać również o warunki do prowadzenia wideokonferencji.

Klimatyzacja

W małym biurze klimatyzacja może wydawać się stosunkowo prostą inwestycją.

W praktyce trzeba uwzględnić wielkość pomieszczeń, układ lokalu, nasłonecznienie oraz liczbę osób.

Dziesięć osób i kilkanaście urządzeń elektronicznych generuje określoną ilość ciepła.

Warto więc dobrać urządzenia do rzeczywistych potrzeb.

Nie zawsze najtańszy klimatyzator będzie najlepszym wyborem.

Liczy się również późniejszy koszt eksploatacji i serwisu.

Dziesięć biurek – pierwszy wydatek, który widać

Przyjmijmy, że firma potrzebuje 10 stanowisk.

Nie oznacza to jednak, że trzeba kupić 10 najdroższych biurek.

Można znaleźć solidne rozwiązania w średnim segmencie cenowym.

Przyjmijmy orientacyjnie:

10 biurek x 800 zł = 8000 zł.

Jeżeli firma wybierze bardziej rozbudowane modele, kwota może wzrosnąć do kilkunastu tysięcy złotych.

Warto jednak zwrócić uwagę na wielkość blatu, stabilność i możliwość dopasowania do stanowiska.

Biurko jest używane praktycznie codziennie.

Krzesła to nie miejsce na ślepe oszczędności

Jeżeli jest jeden element wyposażenia, na którym nie warto przesadnie oszczędzać, są nim krzesła.

Pracownik może spędzać przy nim osiem godzin dziennie.

Nie trzeba kupować foteli za kilka tysięcy złotych.

Warto jednak wybierać modele zapewniające odpowiednią regulację i komfort.

Przyjmując średnią cenę 1000 zł za krzesło, 10 stanowisk oznacza:

10 000 zł.

Przy bardziej ekonomicznym wyposażeniu można zejść niżej.

Przy wysokim standardzie koszt może być natomiast kilkukrotnie większy.

Monitory i sprzęt komputerowy

Tutaj pojawia się ważne pytanie:

czy sprzęt należy zaliczyć do kosztu urządzenia biura?

Formalnie jest to osobna kategoria wydatków, ale z perspektywy przedsiębiorcy trzeba uwzględnić ją w całkowitym budżecie uruchomienia przestrzeni.

Jeżeli firma potrzebuje 10 komputerów, monitorów i urządzeń peryferyjnych, może to być jedna z największych pozycji całej inwestycji.

Warto więc oddzielić:

koszt przygotowania lokalu

kosztu wyposażenia stanowisk pracy.

Szafy i przechowywanie

Dokumenty nie znikają tylko dlatego, że biuro wygląda nowocześnie.

Dziesięciu pracowników może generować dużą liczbę dokumentów, materiałów i sprzętu.

Potrzebne mogą być:

szafy zamykane,
regały,
szafki przy stanowiskach,
miejsce na materiały biurowe,
archiwum.

Nie należy jednak zabudowywać całego biura szafami.

Warto zastanowić się, co rzeczywiście musi być przechowywane na miejscu.

Część dokumentacji można archiwizować w formie cyfrowej.

Sala konferencyjna

Dla dziesięcioosobowej firmy nie musi być ogromna.

Sala dla 6-8 osób może być wystarczająca, jeżeli większość spotkań odbywa się w mniejszych grupach.

Warto jednak przewidzieć:

stół,
krzesła,
ekran,
kamerę,
mikrofon,
odpowiednie oświetlenie,
gniazda elektryczne,
dostęp do internetu.

Koszt samego wyposażenia może wynieść od kilku do kilkunastu tysięcy złotych.

Czy potrzebna jest duża sala konferencyjna?

Jeżeli firma organizuje spotkania raz w miesiącu, być może nie.

Jeżeli codziennie prowadzi negocjacje z klientami, sytuacja wygląda inaczej.

W małym biurze przestrzeń jest ograniczona.

Dlatego warto przeanalizować rzeczywistą częstotliwość spotkań.

Być może zamiast jednej dużej sali bardziej opłacalne będą dwa małe pokoje.

Recepcja nie musi kosztować fortuny

W firmie zatrudniającej 10 osób recepcja może być niewielka.

W wielu przypadkach wystarczy:

lada,
krzesło,
logo,
dobre oświetlenie,
miejsce na dokumenty.

Nie ma potrzeby budowania ogromnej zabudowy.

Jeżeli klienci odwiedzają firmę sporadycznie, bardziej reprezentacyjne elementy można ograniczyć do wejścia i sali spotkań.

Kuchnia lub aneks

Niewielkie biuro nie potrzebuje pełnowymiarowej kuchni.

Wystarczy funkcjonalny aneks.

Przydadzą się:

szafki,
blat,
zlew,
lodówka,
mikrofalówka,
ekspres do kawy,
zmywarka.

Koszt zależy przede wszystkim od standardu mebli i sprzętu.

Nie trzeba kupować wyposażenia klasy premium.

Kuchnia powinna być trwała, łatwa do utrzymania w czystości i dopasowana do liczby pracowników.

Łazienka

Jeżeli istniejąca łazienka jest w dobrym stanie, nie ma powodu wykonywać kosztownej przebudowy.

Czasami wystarczy odświeżenie.

Jeżeli jednak konieczna jest wymiana instalacji, płytek i armatury, koszt może wzrosnąć znacząco.

Dlatego stan sanitariatów jest jednym z elementów, które warto sprawdzić jeszcze przed podpisaniem umowy najmu.

Akustyka – inwestycja, której nie widać na pierwszy rzut oka

Przy dziesięciu osobach hałas może szybko stać się problemem.

Nie trzeba jednak budować specjalistycznych pomieszczeń.

Można wykorzystać:

panele akustyczne,
wykładzinę,
przegrody,
materiały tapicerowane,
odpowiednio zaprojektowany sufit.

Budżet na akustykę może wynosić kilka tysięcy złotych.

W dobrze funkcjonującym biurze może to być jedna z bardziej wartościowych inwestycji.

Drzwi i ścianki działowe

Jeżeli firma chce stworzyć salę konferencyjną i wydzielić zaplecze, może być konieczne wykonanie ścian działowych.

Do tego dochodzą drzwi.

W małym biurze nie powinno być ich zbyt wiele.

Każda dodatkowa ścianka zmniejsza elastyczność przestrzeni.

Dlatego przed rozpoczęciem remontu warto zastanowić się, czy wszystkie planowane podziały są naprawdę potrzebne.

Ile może kosztować całe wykończenie?

Przyjmijmy orientacyjny wariant dla lokalu w średnim standardzie.

Element	Przykładowy budżet
Przygotowanie i demontaż	5 000 zł
Projekt i organizacja przestrzeni	4 000 zł
Prace budowlane i ścianki	10 000 zł
Instalacja elektryczna	10 000 zł
Sieć komputerowa	5 000 zł
Podłogi	8 000 zł
Malowanie i wykończenie ścian	6 000 zł
Oświetlenie	6 000 zł
Klimatyzacja	8 000 zł
Kuchnia i zaplecze	6 000 zł
Łazienka	3 000 zł
Meble biurowe	18 000 zł
Sala konferencyjna	6 000 zł
Recepcja i oznakowanie	3 000 zł
Akustyka	3 000 zł
Sprzątanie i odpady	2 000 zł
Rezerwa	7 000 zł
Razem	110 000 zł

To przykład pokazujący skalę inwestycji, a nie uniwersalny cennik.

W zależności od stanu lokalu i standardu wyposażenia całkowity koszt może być znacznie niższy albo dużo wyższy.

Czy da się urządzić biuro dla 10 osób za 50 tys. zł?

Tak, ale trzeba bardzo mocno ograniczyć zakres prac.

Jeżeli lokal jest już wykończony, posiada sprawne instalacje, oświetlenie, klimatyzację i łazienkę, sytuacja jest zupełnie inna.

Wtedy największym wydatkiem pozostają:

meble,
wyposażenie,
ewentualne odświeżenie ścian,
sprzęt konferencyjny,
oznakowanie.

W takim przypadku 50 tys. zł może być wystarczające.

Jeżeli jednak trzeba wykonać generalny remont pustego lokalu, będzie to znacznie trudniejsze.

A czy można wydać 200 tys. zł?

Bez problemu.

Wystarczy podnieść standard.

Droższe meble.

Lepsze materiały.

Rozbudowane oświetlenie.

Zaawansowana klimatyzacja.

Projekt wnętrza.

Zabudowy na wymiar.

Lepsza akustyka.

Rozbudowana sala konferencyjna.

Automatyka.

System kontroli dostępu.

Wysokiej klasy sprzęt.

Problem polega na tym, że wysoki koszt nie zawsze oznacza proporcjonalnie większą wartość dla firmy.

Gdzie warto wydać więcej?

W przypadku małego biura szczególnie warto zwrócić uwagę na:

Krzesła i ergonomię.

Pracownicy korzystają z nich codziennie.

Oświetlenie.

Wpływa na komfort całego zespołu.

Akustykę.

Ma znaczenie zwłaszcza w małej, wspólnej przestrzeni.

Instalacje.

Ich późniejsza modernizacja może być trudna.

Internet i sieć.

Problemy z infrastrukturą mogą bezpośrednio utrudniać pracę.

Klimatyzację i wentylację.

Komfort termiczny jest szczególnie ważny w małych pomieszczeniach.

Gdzie można szukać oszczędności?

Najłatwiej ograniczyć koszty w elementach, które nie wpływają bezpośrednio na funkcjonowanie firmy.

Można wybrać prostsze:

dekoracje,
lampy ozdobne,
zabudowy,
dodatki,
elementy designerskie.

Nie ma również konieczności wykonywania wszystkiego na wymiar.

Gotowe rozwiązania często są znacznie tańsze.

Nie oszczędzaj na instalacjach

To zasada, która powinna obowiązywać przy każdym remoncie.

Jeżeli firma zaoszczędzi 3000 zł na instalacji, ale za kilka lat będzie musiała wykonać kosztowną modernizację, oszczędność okaże się pozorna.

To samo dotyczy:

klimatyzacji,
sieci,
elektryki,
oświetlenia.

Elementy ukryte w ścianach powinny być traktowane jako inwestycja długoterminowa.

Czy warto kupować używane meble?

W niektórych przypadkach zdecydowanie tak.

Rynek wyposażenia biurowego oferuje wiele produktów pochodzących z likwidowanych lub modernizowanych biur.

Można znaleźć dobrej jakości biurka, krzesła czy szafy za ułamek ceny nowych produktów.

Trzeba jednak dokładnie sprawdzić ich stan.

Szczególnie w przypadku krzeseł intensywnie użytkowanych.

Jeżeli firma planuje budżetową aranżację, używane wyposażenie może być jednym ze sposobów ograniczenia kosztów.

Nie wszystko trzeba kupować jednocześnie

Firma może również podzielić inwestycję na etapy.

Najpierw przygotować:

stanowiska pracy,
instalacje,
internet,
podstawowe oświetlenie,
kuchnię,
salę spotkań.

Później można dokupić:

dekoracje,
dodatkowe meble,
rośliny,
elementy reprezentacyjne.

Dzięki temu firma nie musi angażować całego kapitału jednego dnia.

Małe biuro nie powinno być przeładowane

To częsty problem.

Przedsiębiorca chce mieć wszystko.

Dziesięć biurek.

Dużą salę.

Recepcję.

Sofę.

Szafy.

Biblioteczkę.

Kuchnię.

Strefę relaksu.

Rośliny.

W efekcie pozostaje bardzo mało wolnej przestrzeni.

W małym biurze szczególnie ważne jest zachowanie odpowiedniej komunikacji.

Lepiej mieć mniej elementów, ale dobrze rozmieszczonych.

Elastyczne meble mogą obniżyć przyszłe koszty

Jeżeli stoły można przesuwać, a przegrody zmieniać, firma łatwiej dostosuje przestrzeń do nowych potrzeb.

To ważne w przypadku rosnących przedsiębiorstw.

Dziesięć osób może za rok oznaczać piętnaście.

Nie zawsze trzeba od razu zmieniać lokal.

Czasami wystarczy inny układ mebli.

Przestrzeń dla 10 osób nie oznacza 10 identycznych stanowisk

Firma może stworzyć:

8 klasycznych stanowisk,
2 miejsca elastyczne,
małą salę spotkań,
jedno stanowisko do pracy w ciszy.

Wiele zależy od tego, jak często pracownicy są obecni w biurze.

Jeżeli część zespołu pracuje zdalnie, liczba stałych biurek może być jeszcze mniejsza.

Warto policzyć koszt jednego stanowiska

Przy inwestycji wynoszącej 110 tys. zł dla 10 pracowników średni koszt wynosi 11 tys. zł na osobę.

Nie oznacza to oczywiście, że stworzenie jednego stanowiska kosztuje dokładnie 11 tys. zł.

W tej kwocie znajduje się przecież również kuchnia, sala konferencyjna, klimatyzacja i instalacje.

Wskaźnik może jednak pomóc porównać różne warianty.

Jeżeli firma może urządzić przestrzeń dla 10 osób za 80 tys. zł albo za 160 tys. zł, warto zastanowić się, co dokładnie uzasadnia różnicę 80 tys. zł.

Koszt remontu a koszt wyposażenia

W praktyce dobrze jest rozdzielić te dwie kategorie.

Koszt adaptacji

Obejmuje:

prace budowlane,
instalacje,
podłogi,
ściany,
oświetlenie,
klimatyzację,
łazienkę.

Koszt wyposażenia

Obejmuje:

biurka,
krzesła,
szafy,
komputery,
monitory,
sprzęt konferencyjny,
kuchnię,
dodatki.

Takie rozdzielenie pozwala lepiej kontrolować budżet.

Koszt lokalu to jeszcze inna kwestia

Do całej kalkulacji trzeba dodać również:

czynsz,
kaucję,
opłaty administracyjne,
media,
internet,
ubezpieczenie.

Jeżeli przedsiębiorca wynajmuje lokal, początkowy koszt może więc obejmować zarówno remont, jak i kilka miesięcy zobowiązań.

Kaucja może zamrozić znaczną część kapitału

Właściciel lokalu może wymagać kaucji.

Przy wysokim czynszu może to być kilka lub kilkanaście tysięcy złotych.

Nie jest to koszt remontu, ale dla płynności finansowej firmy ma znaczenie.

Przedsiębiorca powinien więc policzyć nie tylko „ile kosztuje urządzenie biura”, ale również:

ile gotówki trzeba mieć, aby rozpocząć działalność w nowym lokalu.

Przeprowadzka również kosztuje

Po zakończeniu remontu trzeba jeszcze przenieść firmę.

Komputery.

Dokumenty.

Meble.

Sprzęt.

Materiały.

Może być potrzebny transport.

Czasami konieczne jest również czasowe ograniczenie pracy.

To kolejne wydatki, które warto przewidzieć.

Otwarcie biura może wymagać dodatkowych wydatków

Nowy lokal może być okazją do odświeżenia wizerunku.

Nowe zdjęcia.

Aktualizacja strony.

Oznakowanie.

Materiały reklamowe.

Informacja dla klientów.

Kampania w mediach społecznościowych.

Nie są to koszty remontowe, ale pojawiają się w tym samym momencie.

Dlatego warto uwzględnić je w całym planie inwestycji.

Czy warto wynająć gotowe biuro?

To ciekawa alternatywa.

Firma może wynająć przestrzeń już wyposażoną i gotową do pracy.

Wtedy odpadają:

remont,
zakup części mebli,
organizacja instalacji,
część kosztów początkowych.

W zamian miesięczny koszt najmu może być wyższy.

To rozwiązanie może być szczególnie atrakcyjne dla firm, które nie chcą zamrażać kapitału w wyposażeniu.

Biuro serwisowane a własna aranżacja

W przypadku biura serwisowanego przedsiębiorca płaci przede wszystkim za gotową funkcjonalność.

Nie musi samodzielnie organizować wszystkiego.

Własny lokal daje większą kontrolę.

Można wybrać:

układ,
meble,
kolory,
materiały,
wyposażenie.

Ale trzeba ponieść koszt i poświęcić czas.

Oba modele mają sens w różnych sytuacjach.

Czy opłaca się remontować lokal wynajmowany?

To zależy od okresu najmu.

Jeżeli przedsiębiorca planuje korzystać z lokalu przez kilka lat, większa inwestycja może być uzasadniona.

Jeżeli umowa jest krótka i nie daje pewności przedłużenia, kosztowna adaptacja jest bardziej ryzykowna.

Przed rozpoczęciem remontu warto dokładnie przeanalizować umowę.

Można negocjować z właścicielem

Jeżeli lokal wymaga dużych nakładów, przedsiębiorca może próbować negocjować:

okres bezczynszowy,
udział właściciela w remoncie,
dłuższą umowę,
zgodę na konkretne zmiany,
rozliczenie części nakładów.

Nie zawsze właściciel będzie zainteresowany.

Warto jednak spróbować, szczególnie przy większej inwestycji.

Największy błąd – brak rezerwy

Jeżeli przedsiębiorca ma 100 tys. zł, nie powinien planować remontu dokładnie za 100 tys. zł.

W trakcie prac mogą pojawić się dodatkowe wydatki.

Stare instalacje.

Uszkodzone podłoże.

Dodatkowe prace.

Wzrost cen materiałów.

Nieprzewidziane problemy.

Dlatego część budżetu powinna zostać jako rezerwa.

Jaką rezerwę przyjąć?

Przy prostym remoncie może wystarczyć kilka procent.

Przy generalnej adaptacji starszego lokalu rozsądna rezerwa może być większa.

Ważne, aby pieniądze te nie zostały przeznaczone na dekoracje tylko dlatego, że „zostały”.

Rezerwa ma być zabezpieczeniem.

Jeżeli nie zostanie wykorzystana, można ją przeznaczyć na późniejsze wyposażenie albo pozostawić w firmie.

Jak obniżyć koszt urządzenia biura dla 10 osób?

Najskuteczniejsze metody są proste.

Po pierwsze – wybierz lokal wymagający mniejszej adaptacji.

Czasami wyższy czynsz w lepszym lokalu jest bardziej opłacalny niż tani lokal wymagający generalnego remontu.

Po drugie – ogranicz zabudowy na wymiar.

Gotowe rozwiązania mogą kosztować znacznie mniej.

Po trzecie – nie przesadzaj z dekoracjami.

Estetykę można budować stopniowo.

Po czwarte – wykorzystaj istniejące elementy.

Jeżeli podłoga jest dobra, nie trzeba jej wymieniać.

Po piąte – planuj instalacje od początku.

Późniejsze poprawki są droższe.

Po szóste – porównuj oferty wykonawców.

Nie wybieraj jednak wyłącznie na podstawie ceny.

Najdroższe są zmiany w trakcie remontu

Jeżeli firma zdecyduje się na zmianę układu po wykonaniu instalacji, może zapłacić dwa razy.

Najpierw za pierwotne rozwiązanie.

Później za jego usunięcie.

Na końcu za wykonanie nowego.

Dlatego przed rozpoczęciem prac warto dokładnie określić układ pomieszczeń.

Warto zamknąć projekt przed rozpoczęciem prac

Przed wejściem ekipy powinny być ustalone:

rozmieszczenie stanowisk,
liczba pomieszczeń,
oświetlenie,
gniazdka,
internet,
klimatyzacja,
podłoga,
kolorystyka,
wyposażenie.

Nie trzeba znać każdego szczegółu.

Ale najważniejsze decyzje powinny być już podjęte.

Ile więc naprawdę potrzeba na biuro dla 10 osób?

Można przyjąć trzy orientacyjne poziomy.

Wariant ekonomiczny – około 50-70 tys. zł

Możliwy przede wszystkim wtedy, gdy lokal jest już częściowo przygotowany.

Ograniczony zakres remontu.

Proste meble.

Podstawowe wyposażenie.

Minimum dekoracji.

Wariant średni – około 80-120 tys. zł

Najbardziej uniwersalne rozwiązanie dla firmy, która chce stworzyć wygodne i estetyczne biuro bez luksusowych materiałów.

Uwzględnia modernizację części instalacji, dobre wyposażenie, klimatyzację, salę spotkań i odpowiednie zaplecze.

Wariant wysoki – 150-200 tys. zł i więcej

Wysoki standard.

Meble na wymiar.

Lepsze materiały.

Zaawansowane systemy.

Rozbudowana akustyka.

Wysokiej klasy sprzęt.

Rozbudowane przestrzenie reprezentacyjne.

Nie ma jednak gwarancji, że takie biuro będzie dwa razy bardziej efektywne.

Przykładowy budżet 100 tys. zł

Jeżeli przedsiębiorca chce zmieścić się w 100 tys. zł, można przyjąć następujący model:

Kategoria	Budżet
Prace adaptacyjne	10 000 zł
Instalacje	18 000 zł
Podłogi i ściany	12 000 zł
Oświetlenie	6 000 zł
Klimatyzacja	8 000 zł
Kuchnia i łazienka	7 000 zł
10 stanowisk pracy	18 000 zł
Sala konferencyjna	5 000 zł
Sieć i infrastruktura IT	5 000 zł
Oznakowanie i dodatki	2 000 zł
Rezerwa	9 000 zł
Razem	100 000 zł

Taki podział pokazuje przede wszystkim proporcje.

Rzeczywiste ceny mogą różnić się w zależności od lokalizacji, standardu, stanu lokalu i zakresu prac.

Czy warto wydać 100 tys. zł?

Jeżeli firma planuje korzystać z biura przez kilka lat, taka inwestycja może być uzasadniona.

Jeżeli jednak przedsiębiorstwo dopiero rozpoczyna działalność i nie ma stabilnych przychodów, warto ostrożniej podchodzić do kosztów początkowych.

Nie ma sensu tworzyć luksusowego biura kosztem płynności finansowej.

Firma potrzebuje również pieniędzy na:

wynagrodzenia,
marketing,
sprzęt,
podatki,
zapasy,
rozwój.

Biuro jest jednym z elementów działalności, a nie jej celem.

Najważniejsze pytanie nie brzmi: ile kosztuje biuro?

Znacznie ważniejsze jest:

ile wartości biznesowej firma otrzymuje za wydane pieniądze?

Jeżeli za 80 tys. zł można stworzyć funkcjonalną przestrzeń, nie ma powodu wydawać 150 tys. zł tylko po to, aby zastosować droższe materiały.

Jeżeli natomiast dodatkowe 20 tys. zł pozwala rozwiązać problemy z akustyką, ergonomią czy instalacjami, taki wydatek może być uzasadniony.

Biuro powinno być inwestycją, a nie pokazem możliwości

Przedsiębiorca łatwo może ulec pokusie stworzenia przestrzeni, która robi wrażenie.

Droga recepcja.

Luksusowa sala konferencyjna.

Meble na wymiar.

Efektowne oświetlenie.

Dekoracyjne ściany.

Tymczasem pracownicy przez większość dnia korzystają z biurek, krzeseł, komputerów, internetu i oświetlenia.

To właśnie te elementy powinny mieć najwyższy priorytet.

Dobre biuro można stworzyć bez ogromnego budżetu

Największą wartością nie jest cena materiałów.

Jest nią dobre zaplanowanie przestrzeni.

Jeżeli 70 m² zostanie dobrze wykorzystane, może zapewnić bardzo komfortowe warunki dla dziesięciu osób.

Jeżeli 100 m² zostanie źle zaprojektowane, może okazać się niewystarczające.

Dlatego zanim firma zacznie kupować meble, powinna najpierw odpowiedzieć na pytanie, jak jej pracownicy faktycznie wykorzystują przestrzeń.

Biuro powinno rozwijać się razem z firmą

Dziesięć osób dzisiaj nie oznacza, że za dwa lata nadal będzie ich dziesięć.

Jeżeli firma planuje rozwój, warto stworzyć przestrzeń, którą można łatwo zmodyfikować.

Mobilne meble.

Dodatkowe gniazdka.

Rezerwa sieci.

Możliwość zmiany układu.

Uniwersalne pomieszczenia.

Takie rozwiązania mogą ograniczyć przyszłe koszty.

Nie warto płacić za puste metry

Jeżeli firma zatrudnia 10 osób, nie zawsze potrzebuje 150 m².

Jeżeli część zespołu pracuje zdalnie, może wystarczyć mniejsza przestrzeń.

Ważniejsza od powierzchni jest jej funkcjonalność.

Dobrze zaprojektowane 80 m² może być bardziej wartościowe niż źle wykorzystane 120 m².

Koszt biura trzeba liczyć w perspektywie kilku lat

Inwestycja w lokal nie powinna być analizowana tylko w momencie otwarcia.

Jeżeli firma wydaje 100 tys. zł na urządzenie biura i korzysta z niego przez pięć lat, początkowy koszt rozkłada się w czasie.

Do tego dochodzą koszty bieżące.

Czynsz.

Media.

Serwis.

Sprzątanie.

Remonty.

Dlatego całkowity koszt posiadania przestrzeni jest znacznie ważniejszy niż sam koszt urządzenia.

Małe biuro może być dużą przewagą

Dobrze zaprojektowana niewielka przestrzeń może być bardziej efektywna niż duży lokal.

Łatwiejsza komunikacja.

Mniej kosztów.

Mniej pustej powierzchni.

Niższe zużycie energii.

Łatwiejsze zarządzanie.

Większa elastyczność.

To szczególnie ważne dla małych i średnich przedsiębiorstw, które powinny ostrożnie zarządzać kapitałem.

Największy wydatek to nie zawsze ten, który widać

Biurko można wycenić.

Krzesło można wycenić.

Podłogę można wycenić.

Znacznie trudniej wycenić konsekwencje złego układu przestrzeni.

Jeżeli pracownicy przez kilka lat pracują w niekomfortowych warunkach, firma ponosi koszt każdego dnia.

Jeżeli instalacje są źle zaplanowane, remont może wymagać powtórzenia.

Jeżeli przestrzeń jest za duża, firma płaci za niewykorzystane metry.

Dlatego dobry projekt jest jednym z najważniejszych elementów całej inwestycji.

Ile pieniędzy przygotować?

Dla dziesięcioosobowego zespołu można przyjąć, że:

50-70 tys. zł może wystarczyć przy gotowym lokalu i ekonomicznym wyposażeniu.

80-120 tys. zł to bardziej komfortowy budżet dla firmy chcącej stworzyć funkcjonalne biuro od podstaw bez luksusowego standardu.

150 tys. zł i więcej pozwala wejść w wyższy standard, ale powinno mieć konkretne uzasadnienie biznesowe.

Najważniejsze jest jednak to, że żadna z tych kwot nie jest uniwersalna.

Dwa lokale o tej samej powierzchni mogą wymagać zupełnie różnych nakładów.

Nie zaczynaj od kupowania mebli

Najlepsza kolejność jest odwrotna.

Najpierw analiza lokalu.

Później projekt.

Następnie instalacje.

Potem wykończenie.

Dopiero na końcu meble i wyposażenie.

Taka kolejność pozwala uniknąć kosztownych zmian i lepiej kontrolować budżet.

Biuro powinno pomagać firmie zarabiać

Dziesięć stanowisk pracy to nie tylko dziesięć biurek.

To dziesięć osób, które mają wykonywać konkretne zadania, obsługiwać klientów, realizować projekty i generować wartość dla przedsiębiorstwa.

Dlatego każde wydane 1000 zł powinno być oceniane przez pryzmat tego, co daje firmie.

Czy poprawia komfort?

Czy zwiększa funkcjonalność?

Czy ogranicza przyszłe koszty?

Czy poprawia wizerunek?

Czy zwiększa elastyczność?

Jeżeli odpowiedź brzmi tak, wydatek może być uzasadniony.

Jeżeli jedynym argumentem jest to, że „ładnie wygląda”, warto jeszcze raz przeanalizować budżet.

Ostatecznie najlepsze biuro dla dziesięciu osób nie jest tym, które kosztuje najwięcej.

Jest tym, które za rozsądne pieniądze zapewnia zespołowi dobre warunki pracy, firmie kontrolę nad kosztami, a przedsiębiorcy możliwość dalszego rozwoju.

Materiał powstał przy współudziale redakcji portalu BizNation