Remont biura kojarzy się przede wszystkim z kurzem, hałasem, przesuwaniem mebli i koniecznością organizowania pracy w zupełnie nowych warunkach. W przypadku mieszkania można stosunkowo łatwo wyprowadzić się na kilka tygodni i wrócić po zakończeniu prac. W przedsiębiorstwie sytuacja wygląda zupełnie inaczej.
Firma musi nadal obsługiwać klientów, realizować zamówienia, odbierać telefony, prowadzić spotkania i wykonywać codzienne obowiązki. Nawet kilkudniowe ograniczenie działalności może oznaczać utracone przychody, opóźnienia i problemy organizacyjne.
Dlatego remont biura powinien być traktowany nie tylko jako przedsięwzięcie budowlane, ale również jako projekt biznesowy.
Dobrze zaplanowana modernizacja może odbyć się przy minimalnych zakłóceniach. Źle przygotowany remont może natomiast sparaliżować firmę na wiele tygodni.
Kluczowe jest więc nie tylko pytanie, co chcemy wyremontować, ale również jak zrobić to bez zatrzymania działalności.
Najpierw określ, czego naprawdę potrzebuje firma
Przed rozpoczęciem remontu warto przygotować listę problemów, które mają zostać rozwiązane.
Nie chodzi o samo odświeżenie wnętrza.
Firma powinna zastanowić się:
- co obecnie utrudnia pracę,
- czego brakuje pracownikom,
- które pomieszczenia są niewykorzystane,
- gdzie występuje największy hałas,
- czy brakuje sal konferencyjnych,
- czy stanowiska są ergonomiczne,
- czy instalacje są wystarczające,
- czy przestrzeń odpowiada liczbie pracowników.
Dopiero na tej podstawie można ustalić zakres modernizacji.
Jeżeli remont ma kosztować kilkadziesiąt tysięcy złotych, nie warto wydawać pieniędzy wyłącznie po to, aby zmienić kolor ścian.
Remont biura powinien mieć cel biznesowy
Modernizacja może być uzasadniona na wiele sposobów.
Firma może chcieć:
zwiększyć liczbę stanowisk,
poprawić komfort pracowników,
stworzyć nowe pomieszczenia,
poprawić akustykę,
zmniejszyć koszty energii,
przygotować przestrzeń dla klientów,
dostosować biuro do pracy hybrydowej,
poprawić wizerunek przedsiębiorstwa.
Jeżeli cel jest jasno określony, łatwiej zdecydować, które prace są naprawdę potrzebne.
Największy błąd – rozpoczęcie prac bez harmonogramu
W przypadku remontu mieszkania opóźnienie o kilka dni może być irytujące.
W firmie może być kosztowne.
Jeżeli wykonawca planuje zakończyć prace w piątek, a w poniedziałek okazuje się, że potrzebuje jeszcze dwóch tygodni, przedsiębiorstwo może zostać bez odpowiedniej przestrzeni do pracy.
Dlatego przed rozpoczęciem remontu należy przygotować możliwie szczegółowy harmonogram.
Powinien uwzględniać nie tylko prace budowlane, ale również:
dostawy materiałów,
przerwy technologiczne,
montaż instalacji,
montaż mebli,
sprzątanie,
uruchomienie internetu,
przenoszenie sprzętu.
Podziel remont na etapy
Najprostszym sposobem na ograniczenie przestoju jest podzielenie biura na strefy.
Przykładowo firma posiada 80 m² i 10 stanowisk pracy.
Zamiast opróżnić cały lokal, można podzielić go na dwie części.
Etap pierwszy
Remontowana jest jedna połowa biura.
Pracownicy z tej części przechodzą tymczasowo do drugiej.
Etap drugi
Po zakończeniu pierwszej części pracownicy wracają na swoje miejsca.
Remontowana jest druga połowa.
Taki model wymaga dobrego planowania, ale pozwala utrzymać działalność firmy.
Nie każdą przestrzeń trzeba remontować jednocześnie
To szczególnie ważne przy większych biurach.
Jeżeli firma posiada:
- recepcję,
- open space,
- trzy gabinety,
- salę konferencyjną,
- kuchnię,
nie ma potrzeby automatycznie wyłączać całego lokalu.
Można przeprowadzać prace kolejno.
Największą zaletą jest ograniczenie liczby osób, które w danym momencie muszą zmienić miejsce pracy.
Pracownicy muszą wiedzieć, co się dzieje
Remont bez komunikacji szybko staje się źródłem frustracji.
Pracownicy powinni wiedzieć:
kiedy rozpoczynają się prace,
które pomieszczenia będą wyłączone,
gdzie będą pracować,
gdzie znajdują się tymczasowe stanowiska,
jak długo potrwa dany etap,
czy zmienią się godziny pracy.
Nie trzeba organizować wielkich spotkań.
Wystarczy prosty harmonogram przekazany zespołowi.
Warto wyznaczyć osobę odpowiedzialną za remont
Jednym z najgorszych rozwiązań jest sytuacja, w której wykonawca dzwoni jednocześnie do pięciu pracowników.
Ktoś podejmuje decyzję o kolorze.
Ktoś inny o ustawieniu gniazdek.
Jeszcze ktoś zatwierdza przesunięcie ściany.
Pojawia się chaos.
Dlatego jedna osoba powinna odpowiadać za kontakt z ekipą remontową i podejmowanie bieżących decyzji.
Może to być właściciel, manager, administrator biura albo zewnętrzny koordynator.
Remont poza godzinami pracy
W niektórych przypadkach część prac można wykonywać wieczorami lub w weekendy.
Dotyczy to szczególnie:
malowania,
montażu wyposażenia,
drobnych prac elektrycznych,
układania części podłogi,
prac wykończeniowych.
Nie zawsze jest to możliwe.
Hałaśliwe prace mogą być ograniczone przez przepisy budynku albo regulamin obiektu.
Dodatkowo praca ekip poza standardowymi godzinami może być droższa.
Mimo to czasami dodatkowy koszt jest uzasadniony, jeżeli pozwala ograniczyć zakłócenia działalności.
Nie każdy remont warto prowadzić nocą
To ważne rozróżnienie.
Próba wykonywania wszystkich prac po godzinach może zwiększyć koszty, zmęczyć ekipę i wydłużyć harmonogram.
Dlatego warto ocenić, które czynności rzeczywiście wymagają obecności pracowników poza biurem.
Niektóre prace można wykonać w ciągu dnia w wydzielonej części lokalu.
Inne lepiej zaplanować na weekend.
Najbardziej problematyczny jest hałas
Pracownik może pracować wśród mebli i folii ochronnej.
Znacznie trudniej pracować przy ciągłym wierceniu i kuciu.
Dlatego hałaśliwe prace powinny być planowane w określonych godzinach.
Jeżeli firma ma możliwość organizowania spotkań online, warto przenieść je na czas, gdy ekipa remontowa nie pracuje.
Można tymczasowo przenieść część zespołu
W przypadku pracy hybrydowej jest to znacznie łatwiejsze.
Jeżeli 10 osób pracuje w biurze, a część z nich może przez kilka dni pracować zdalnie, przestrzeń można wykorzystać bardziej efektywnie.
Przykładowo połowa zespołu pracuje z domu, a druga połowa korzysta z części biura.
Po zakończeniu pierwszego etapu następuje zamiana.
Dzięki temu nie trzeba wynajmować dodatkowej powierzchni.
Praca zdalna może być elementem planu remontowego
Nie należy traktować jej wyłącznie jako rozwiązania awaryjnego.
Jeżeli firma ma już systemy pozwalające na bezpieczną pracę poza biurem, remont może być dobrym momentem na ich wykorzystanie.
Wymaga to jednak przygotowania.
Pracownicy powinni mieć dostęp do:
dokumentów,
systemów firmowych,
komunikatorów,
telefonów,
bezpiecznego połączenia z firmową infrastrukturą.
Coworking jako rozwiązanie tymczasowe
Jeżeli remont obejmuje cały lokal, firma może wynająć tymczasowe stanowiska w przestrzeni coworkingowej.
To oczywiście generuje koszt.
Może jednak być tańsze niż utracony przychód wynikający z całkowitego zamknięcia działalności.
Takie rozwiązanie sprawdza się szczególnie wtedy, gdy firma potrzebuje kilku lub kilkunastu stanowisk przez krótki czas.
Tymczasowe biuro nie musi być idealne
Jeżeli firma korzysta z zastępczej przestrzeni przez dwa tygodnie, nie ma sensu inwestować w jej pełną adaptację.
Najważniejsze są:
internet,
stanowiska,
prąd,
cisza umożliwiająca pracę,
dostęp do podstawowego wyposażenia.
To rozwiązanie przejściowe.
Najpierw instalacje, potem wykończenie
Jeżeli remont obejmuje większą modernizację, kolejność prac ma ogromne znaczenie.
Najpierw powinny być wykonane elementy, które zostaną później zakryte:
instalacje elektryczne,
internet,
klimatyzacja,
wentylacja,
inne przewody.
Dopiero później:
tynki,
malowanie,
podłogi,
zabudowy,
meble.
W przeciwnym razie może dojść do sytuacji, w której nowo wyremontowana ściana zostanie ponownie rozebrana.
Zanim wykonawca zacznie pracę, ustal punkty elektryczne
To jeden z najczęstszych problemów.
Firma kupuje nowe biurka.
Po ich ustawieniu okazuje się, że gniazdka znajdują się w niewłaściwym miejscu.
Pojawiają się przedłużacze.
Kable leżą na podłodze.
Trzeba przerabiać instalację.
Dlatego układ stanowisk powinien być znany przed rozpoczęciem prac elektrycznych.
To samo dotyczy internetu
W nowoczesnym biurze dostęp do sieci jest podstawą.
Przed remontem warto ustalić:
gdzie będą stanowiska,
gdzie znajdzie się sprzęt sieciowy,
gdzie będą punkty Wi-Fi,
gdzie znajdzie się drukarka,
gdzie będą urządzenia konferencyjne.
Okablowanie wykonane przed remontem jest znacznie łatwiejsze do ukrycia.
Sala konferencyjna wymaga szczególnego przygotowania
Jeżeli firma tworzy lub modernizuje salę spotkań, warto pomyśleć o technologii już na etapie projektu.
Ekran.
Kamera.
Mikrofon.
Głośniki.
Internet.
Gniazda.
Oświetlenie.
Jeżeli wszystko zostanie dodane po remoncie, sala może być pełna przewodów.
Oświetlenie warto zaplanować razem z układem biurek
Lampa może być idealnie umieszczona na suficie, ale jeżeli po zmianie ustawienia stanowisk światło będzie padać nieprawidłowo, problem pozostanie.
Dlatego układ stanowisk i oświetlenie powinny być projektowane razem.
Dotyczy to szczególnie małych przestrzeni, w których możliwości późniejszych zmian są ograniczone.
Remont to dobry moment na poprawę ergonomii
Jeżeli firma i tak przenosi biurka, warto zastanowić się, czy ich obecny układ jest właściwy.
Można sprawdzić:
wysokość blatów,
odległości między stanowiskami,
ustawienie monitorów,
dostęp do gniazd,
oświetlenie,
przestrzeń komunikacyjną.
Nie trzeba od razu wymieniać całego wyposażenia.
Czasami wystarczy zmiana ustawienia.
Nie wszystko trzeba wyrzucać
Remont często uruchamia mechanizm:
„Skoro już robimy, to wymieńmy wszystko”.
To może znacząco zwiększyć budżet.
Jeżeli obecne biurka są dobrej jakości, nie ma potrzeby ich wymieniać tylko dlatego, że zmienia się kolor ścian.
To samo dotyczy szaf, regałów czy części wyposażenia.
Warto podzielić rzeczy na trzy grupy:
zostawić,
odnowić,
wymienić.
Ponowne wykorzystanie wyposażenia może być opłacalne
Niektóre elementy można odświeżyć.
Biurka można przesunąć.
Szafy przemalować.
Krzesła naprawić.
Lampy wymienić.
Dzięki temu efekt remontu może być widoczny bez kupowania całego wyposażenia od nowa.
Kurz jest większym problemem, niż się wydaje
Prace remontowe generują pył.
Może dostać się do:
komputerów,
drukarek,
serwerów,
dokumentów,
urządzeń elektronicznych.
Dlatego obszar remontowany powinien być możliwie szczelnie oddzielony od części użytkowanej przez pracowników.
Folie ochronne i odpowiednie zabezpieczenie przejść mogą ograniczyć rozprzestrzenianie się pyłu.
Sprzęt komputerowy wymaga ochrony
Komputery nie powinny znajdować się bezpośrednio przy miejscu wykonywania prac budowlanych.
Jeżeli nie można ich przenieść, należy odpowiednio je zabezpieczyć.
W przypadku większych prac warto rozważyć czasowe przeniesienie sprzętu.
Uszkodzenie kilku komputerów może kosztować więcej niż dodatkowe zabezpieczenia.
Dokumenty również trzeba zabezpieczyć
Wiele firm nadal przechowuje część dokumentacji w formie papierowej.
Podczas remontu może ona zostać zabrudzona lub uszkodzona.
Dlatego dokumenty powinny być przeniesione do bezpiecznego miejsca albo odpowiednio zabezpieczone.
To dobry moment na sprawdzenie, czy część archiwum można zdigitalizować.
Remont może być okazją do uporządkowania firmy
Przy okazji modernizacji warto zrobić coś więcej niż tylko zmienić ściany.
Można uporządkować:
archiwum,
dokumenty,
magazyn materiałów biurowych,
sprzęt,
kable,
nieużywane meble.
Czasami po kilku latach funkcjonowania biuro przechowuje ogromną ilość rzeczy, których nikt już nie potrzebuje.
Niepotrzebne wyposażenie można sprzedać
Stare biurka, szafy czy urządzenia mogą mieć jeszcze wartość.
Zamiast płacić za ich utylizację, firma może spróbować je sprzedać.
Nie zawsze uda się uzyskać wysoką kwotę.
Ale nawet kilka tysięcy złotych odzyskanych przy większym remoncie może częściowo pokryć koszt nowego wyposażenia.
Harmonogram powinien mieć zapas
Jeżeli remont planowany jest na 14 dni, nie należy zakładać, że 15. dnia wszyscy wrócą do normalnej pracy.
Bezpieczniej jest przewidzieć pewien margines.
Mogą wystąpić:
opóźnienia dostaw,
problemy techniczne,
dodatkowe prace,
awarie,
brak materiałów.
Zbyt napięty harmonogram zwiększa ryzyko problemów.
Dostawy mogą opóźnić cały remont
Może się zdarzyć, że ściany są gotowe, ale nie ma drzwi.
Albo podłoga została zamówiona z opóźnieniem.
Albo meble przyjadą tydzień później.
Dlatego przed rozpoczęciem prac warto sprawdzić dostępność wszystkich kluczowych materiałów.
Niektóre elementy warto zamówić odpowiednio wcześniej.
Nie zmieniaj projektu w trakcie bez potrzeby
„A może jednak zróbmy tutaj dodatkową ściankę?”
„A może przenieśmy kuchnię?”
„A może zmienimy podłogę?”
Takie decyzje mogą wydłużyć remont.
Oczywiście nieprzewidziane sytuacje się zdarzają.
Ale im lepiej projekt zostanie przygotowany przed rozpoczęciem prac, tym mniej kosztownych zmian pojawi się później.
Koszt remontu to nie tylko faktura wykonawcy
Firma powinna uwzględnić również:
koszt wynajęcia powierzchni zastępczej,
dodatkowy transport,
przechowywanie sprzętu,
czas pracowników,
przełożone spotkania,
ewentualne nadgodziny,
dodatkowe sprzątanie,
koszty przeprowadzki.
Dlatego najtańsza oferta remontowa nie zawsze oznacza najtańszy remont.
Warto porównać koszt przestoju
Załóżmy, że firma generuje średnio 10 tys. zł marży dziennie.
Jeżeli całkowite zamknięcie biura powoduje utratę połowy tej wartości, dwutygodniowy przestój może oznaczać dziesiątki tysięcy złotych.
W takiej sytuacji dodatkowe kilka tysięcy złotych wydane na etapowanie prac lub powierzchnię zastępczą może być bardzo racjonalną decyzją.
Nie chodzi o to, aby dokładnie przewidzieć każdą złotówkę.
Chodzi o zmianę sposobu myślenia.
Remont powinien być liczony razem z ryzykiem przestoju
To szczególnie ważne w firmach usługowych.
Jeżeli pracownicy mogą wykonywać większość obowiązków zdalnie, ryzyko jest mniejsze.
Jeżeli firma obsługuje klientów wyłącznie z biura, każdy dzień ograniczonego działania może mieć większe znaczenie.
Model pracy powinien więc wpływać na sposób organizacji remontu.
Niektóre branże mają większą tolerancję na remont
Firma programistyczna może stosunkowo łatwo przenieść część zespołu do pracy zdalnej.
Gabinet medyczny, salon usługowy czy firma przyjmująca klientów stacjonarnie ma znacznie mniej możliwości.
Dlatego plan remontu powinien uwzględniać charakter działalności.
Klienci również powinni wiedzieć o zmianach
Jeżeli firma nadal przyjmuje klientów podczas remontu, warto odpowiednio ich poinformować.
Można przekazać:
informację o czasowej zmianie wejścia,
nową lokalizację spotkań,
informację o możliwym hałasie,
tymczasowe godziny obsługi.
W przypadku większego remontu warto poinformować klientów wcześniej.
Remont nie powinien wyglądać jak kryzys
Jeżeli klient wchodzi do firmy i widzi chaos, kurz oraz przypadkowo ustawione meble, może to wpłynąć na jego odbiór przedsiębiorstwa.
Dlatego nawet podczas remontu warto utrzymywać część reprezentacyjną w możliwie dobrym stanie.
Czasami wystarczy wydzielić czystą ścieżkę prowadzącą do recepcji lub sali spotkań.
Można czasowo przenieść spotkania
Jeżeli sala konferencyjna jest remontowana, spotkania nie muszą być odwoływane.
Można:
korzystać z innego pomieszczenia,
wynająć salę zewnętrzną,
organizować spotkania online,
przenieść część rozmów do siedziby klienta.
Warto przygotować takie rozwiązania jeszcze przed rozpoczęciem remontu.
Wybór wykonawcy jest szczególnie ważny
W przypadku firmy nie wystarczy, że ekipa „robi dobrze”.
Ważne są również:
terminowość,
organizacja pracy,
komunikacja,
doświadczenie w obiektach komercyjnych,
umiejętność pracy etapowej,
przestrzeganie zasad bezpieczeństwa.
Dobry wykonawca powinien rozumieć, że remont biura odbywa się w działającym przedsiębiorstwie.
Nie wybieraj wykonawcy tylko po cenie
Najtańsza oferta może być kusząca.
Jeżeli jednak wykonawca nie ma odpowiedniej organizacji pracy i remont wydłuży się o miesiąc, oszczędność może zniknąć.
Dlatego oferty powinny być porównywane pod kątem:
zakresu,
terminu,
materiałów,
gwarancji,
liczby pracowników na budowie,
sposobu rozliczenia,
doświadczenia.
Umowa powinna określać harmonogram
Przy większym remoncie warto dokładnie określić:
zakres prac,
termin rozpoczęcia,
termin zakończenia,
zasady odbioru,
odpowiedzialność za materiały,
sposób rozliczeń,
procedurę zmian.
Im bardziej precyzyjna umowa, tym mniej nieporozumień.
Warto rozliczać etapy
Przy większej inwestycji można powiązać płatności z wykonaniem konkretnych etapów.
Na przykład:
demontaż,
instalacje,
prace budowlane,
wykończenie,
montaż,
odbiór.
Daje to większą kontrolę nad postępem prac.
Nie zapominaj o bezpieczeństwie
Jeżeli część pracowników nadal przebywa w biurze, trzeba odpowiednio oddzielić strefę remontową.
Przewody.
Narzędzia.
Materiały.
Pył.
Drabiny.
Wszystko to może stwarzać zagrożenie.
Prace powinny być prowadzone tak, aby osoby postronne nie miały swobodnego dostępu do miejsca budowy.
Warto ustalić zasady wejścia wykonawców
Kto ma dostęp do biura?
W jakich godzinach?
Kto posiada klucze?
Kto odpowiada za zamknięcie lokalu?
Czy wykonawcy mają dostęp do wszystkich pomieszczeń?
Takie szczegóły mogą wydawać się banalne, ale podczas kilkutygodniowego remontu mają znaczenie.
Monitoring i dane firmy
Jeżeli w biurze znajdują się serwery, dokumenty lub inne wrażliwe informacje, dostęp ekipy remontowej powinien być odpowiednio kontrolowany.
Nie chodzi o podejrzewanie wykonawców o złe zamiary.
To zwykła zasada bezpieczeństwa.
Najlepiej ograniczyć dostęp do obszarów, w których nie są prowadzone prace.
Remont może poprawić efektywność energetyczną
Jeżeli firma i tak modernizuje lokal, warto sprawdzić możliwość ograniczenia zużycia energii.
Można rozważyć:
energooszczędne oświetlenie,
czujniki obecności,
lepsze sterowanie temperaturą,
modernizację klimatyzacji,
uszczelnienie okien,
lepszą izolację wybranych elementów.
Nie każda inwestycja będzie opłacalna.
Warto jednak sprawdzić, czy remont może jednocześnie zmniejszyć przyszłe koszty eksploatacyjne.
Oświetlenie LED nie rozwiąże wszystkiego
Sama wymiana źródeł światła nie zawsze jest wystarczająca.
Warto zaprojektować oświetlenie tak, aby nie było niepotrzebnie uruchomione w pustych pomieszczeniach.
Czujniki ruchu mogą sprawdzić się w:
łazienkach,
magazynach,
korytarzach,
pomieszczeniach pomocniczych.
W głównej przestrzeni biurowej lepsze może być bardziej elastyczne sterowanie.
Remont jest dobrym momentem na zmianę układu
Jeżeli firma przez kilka lat działała w tym samym miejscu, warto spojrzeć na przestrzeń od nowa.
Czy każdy pokój jest potrzebny?
Czy sala konferencyjna jest wystarczająca?
Czy recepcja nie zajmuje zbyt dużo miejsca?
Czy pracownicy mają możliwość spokojnej pracy?
Czy kuchnia jest w odpowiednim miejscu?
Czy można zwiększyć liczbę stanowisk?
Modernizacja może być okazją do poprawy funkcjonalności, a nie tylko wyglądu.
Można stworzyć biuro pod przyszły model pracy
Firma może za kilka lat pracować inaczej niż obecnie.
Więcej pracy zdalnej.
Więcej spotkań online.
Mniej dokumentów papierowych.
Więcej zespołów projektowych.
Większa rotacja stanowisk.
Dlatego warto projektować przestrzeń możliwie elastycznie.
Meble mobilne dają większą swobodę
Stoły na kółkach.
Lekkie przegrody.
Modułowe szafy.
Mobilne tablice.
Takie elementy pozwalają szybko zmienić układ.
W małym biurze jest to szczególnie wartościowe.
Remont nie powinien być końcem procesu
Po zakończeniu prac warto przeprowadzić krótką ocenę.
Co się poprawiło?
Co nadal przeszkadza?
Czy pracownicy mają odpowiednią liczbę miejsc?
Czy sala konferencyjna jest wykorzystywana?
Czy akustyka jest wystarczająca?
Czy klimatyzacja działa prawidłowo?
Takie informacje można wykorzystać przy kolejnych zmianach.
Warto zapytać pracowników
Pracownicy korzystają z biura codziennie.
Mogą więc zauważyć problemy, których nie dostrzega właściciel.
Warto przed remontem zapytać ich o:
największe problemy,
brakujące elementy,
hałas,
ergonomię,
organizację przestrzeni.
Nie oznacza to, że każda sugestia musi zostać zrealizowana.
Ale może dostarczyć bardzo wartościowych informacji.
Nie rób remontu tylko dlatego, że biuro wygląda staro
Jeżeli przestrzeń jest funkcjonalna, a problem dotyczy wyłącznie estetyki, nie zawsze potrzebna jest generalna przebudowa.
Czasami wystarczy:
malowanie,
nowe oświetlenie,
kilka elementów wyposażenia,
zmiana układu,
odświeżenie recepcji.
Koszt będzie znacznie niższy.
Kiedy generalny remont ma sens?
Jeżeli problemy dotyczą:
instalacji,
ergonomii,
akustyki,
układu pomieszczeń,
wentylacji,
ogrzewania,
liczby stanowisk,
bezpieczeństwa,
wtedy większa modernizacja może być uzasadniona.
W takiej sytuacji samo odmalowanie ścian byłoby tylko kosmetyką.
Jak przeprowadzić remont bez zatrzymania firmy?
Najbardziej praktyczny model można sprowadzić do kilku kroków.
1. Zdefiniuj cele.
Co dokładnie ma poprawić remont?
2. Zbadaj potrzeby pracowników.
Jakie problemy występują obecnie?
3. Przygotuj projekt.
Zaplanuj układ, instalacje i wyposażenie.
4. Podziel prace na etapy.
Nie wyłączaj całego biura, jeżeli nie jest to konieczne.
5. Przygotuj plan tymczasowej organizacji.
Określ, gdzie pracują poszczególne osoby.
6. Zabezpiecz sprzęt i dokumenty.
Nie dopuść do przypadkowych uszkodzeń.
7. Ustal harmonogram z wykonawcą.
Uwzględnij dostawy i zapas czasowy.
8. Poinformuj pracowników i klientów.
Nie pozwól, aby remont był dla nich zaskoczeniem.
9. Kontroluj postęp.
Regularnie sprawdzaj zgodność prac z projektem.
10. Po zakończeniu oceń efekt.
Sprawdź, czy inwestycja rzeczywiście rozwiązała wcześniejsze problemy.
Ile można stracić na źle zorganizowanym remoncie?
Nie ma jednej odpowiedzi.
Wszystko zależy od firmy.
Dla przedsiębiorstwa działającego głównie online przestój może być stosunkowo małym problemem.
Dla firmy obsługującej klientów stacjonarnie każdy dzień może oznaczać utracone przychody.
Dlatego przed remontem warto określić maksymalny akceptowalny poziom zakłóceń.
Przykład
Firma zatrudnia 12 osób.
Pracownicy mogą przez dwa tygodnie pracować częściowo zdalnie.
Remont obejmuje 100 m².
Zamiast zamykać lokal na miesiąc, firma dzieli remont na trzy etapy.
Podczas pierwszego etapu pracuje w biurze 8 osób.
Podczas drugiego następuje zamiana.
Trzeci etap obejmuje kuchnię i salę konferencyjną, więc pracownicy korzystają z innych przestrzeni.
Koszt organizacyjny jest większy niż przy całkowitym zamknięciu lokalu.
Jednocześnie firma zachowuje ciągłość działalności.
W przypadku przedsiębiorstwa, które codziennie obsługuje klientów, taka różnica może być bardzo istotna.
Najważniejsze pytanie brzmi: ile kosztuje brak działania?
Przedsiębiorcy często patrzą na remont przez pryzmat kosztu wykonawcy.
„Remont kosztuje 60 tys. zł”.
To jednak tylko jedna część rachunku.
Trzeba dodać:
koszt czasu pracowników,
utracone przychody,
wynajem zastępczej przestrzeni,
transport,
dodatkowe godziny pracy,
koszty przechowywania.
Dopiero wtedy można porównać różne warianty.
Czasami droższy remont jest tańszy
Brzmi paradoksalnie, ale jest możliwe.
Firma może wybrać wykonawcę, który kosztuje 10 tys. zł więcej, ale gwarantuje krótszy harmonogram.
Jeżeli pozwala to ograniczyć przestój o tydzień, dodatkowy koszt może być bardzo łatwy do uzasadnienia.
Dlatego przedsiębiorca powinien patrzeć na całkowity koszt projektu, a nie tylko cenę prac budowlanych.
Najczęstsze błędy podczas remontu działającego biura
Brak harmonogramu.
Prace przeciągają się bez jasnego terminu.
Brak osoby odpowiedzialnej.
Decyzje podejmowane są przez kilka osób.
Remont całej powierzchni jednocześnie.
Firma traci możliwość normalnej pracy.
Brak zabezpieczenia sprzętu.
Kurz i pył trafiają do urządzeń.
Złe planowanie instalacji.
Po remoncie brakuje gniazdek.
Brak rezerwy finansowej.
Każda dodatkowa praca powoduje problem.
Brak zapasu czasowego.
Jedno opóźnienie powoduje kolejne.
Wybór wykonawcy wyłącznie według ceny.
Niska cena może oznaczać większe ryzyko.
Brak komunikacji z pracownikami.
Remont staje się źródłem frustracji.
Brak planu awaryjnego.
Firma nie wie, gdzie pracować w przypadku opóźnienia.
Remont biura powinien mieć swój „plan B”
Warto odpowiedzieć sobie wcześniej:
Co zrobimy, jeśli prace potrwają tydzień dłużej?
Gdzie przeniesiemy pracowników?
Czy mamy możliwość pracy zdalnej?
Czy możemy wynająć kilka stanowisk?
Czy klienci mogą spotykać się online?
Czy mamy dodatkową salę?
Takie pytania mogą wydawać się przesadzone.
Do czasu pojawienia się problemu.
Nie warto zakładać idealnego scenariusza
Budowa i remont zawsze wiążą się z pewnym poziomem niepewności.
Może zabraknąć materiału.
Może pojawić się ukryta usterka.
Może zmienić się termin dostawy.
Może wystąpić awaria.
Dlatego dobry plan remontu powinien być odporny na niewielkie odchylenia.
Remont jako inwestycja w przyszłość firmy
Dobrze przeprowadzona modernizacja może przynieść efekty przez wiele lat.
Lepsza organizacja przestrzeni.
Większy komfort.
Niższe koszty energii.
Lepsza akustyka.
Większa liczba stanowisk.
Lepsza obsługa klientów.
Nowocześniejszy wizerunek.
Właśnie dlatego nie warto traktować remontu jako zwykłego wydatku.
To inwestycja w środowisko, w którym firma będzie działać przez kolejne lata.
Nie pozwól, aby remont zarządzał firmą
To firma powinna zarządzać remontem.
Jeżeli nagle wszystkie decyzje, spotkania i obowiązki są podporządkowane ekipie budowlanej, przedsiębiorstwo zaczyna tracić kontrolę.
Dlatego modernizacja powinna mieć jasno wyznaczone:
cele,
budżet,
termin,
zakres,
osobę odpowiedzialną,
plan awaryjny.
Im lepiej przygotowany projekt, tym mniejsza szansa, że remont zacznie wpływać na podstawową działalność firmy.
Najlepszy remont to ten, którego biznes prawie nie zauważa
Idealny scenariusz jest prosty.
Pracownicy wiedzą, co się dzieje.
Klienci są poinformowani.
Firma nadal działa.
Ekipa ma jasny harmonogram.
Prace są wykonywane etapami.
Sprzęt jest zabezpieczony.
Po kilku tygodniach zespół wraca do lepszej przestrzeni.
Właśnie taki powinien być cel modernizacji.
Nie chodzi o to, aby remont był całkowicie niewidoczny.
Chodzi o to, aby jego skutki dla codziennego funkcjonowania przedsiębiorstwa były możliwie małe.
Materiał opracowano we współpracy z redakcją portalu BizMistrz