Remont lokalu przeznaczonego na działalność gospodarczą na pierwszy rzut oka wydaje się prostym przedsięwzięciem.
Jest lokal. Jest określony budżet. Trzeba znaleźć ekipę, kupić materiały, wykonać prace i rozpocząć działalność.
W praktyce bardzo często okazuje się, że początkowy kosztorys nie ma wiele wspólnego z ostateczną kwotą.
Przedsiębiorca liczy malowanie, podłogi, sufity, meble i robociznę, ale pomija szereg wydatków znajdujących się poza głównym zakresem prac. Pojawiają się dodatkowe instalacje, dokumentacja, przygotowanie lokalu, wywóz odpadów, oznakowanie, zabezpieczenia czy koszty związane z przestojem firmy.
Problem jest szczególnie widoczny w przypadku lokali usługowych, biur, gabinetów, sklepów, salonów czy punktów gastronomicznych.
Im bardziej specjalistyczna działalność, tym więcej elementów trzeba uwzględnić przed rozpoczęciem remontu.
Dlatego przedsiębiorca, który dysponuje budżetem 100 tys. zł, nie powinien zakładać, że całą tę kwotę może przeznaczyć na materiały i ekipę remontową.
Część pieniędzy trzeba pozostawić na wydatki, które pojawią się dopiero w trakcie inwestycji.
Koszt remontu to nie tylko ekipa i materiały
Najczęstszy błąd polega na stworzeniu kosztorysu składającego się z dwóch pozycji:
materiały + robocizna.
To dobry początek, ale zdecydowanie za mało.
W przypadku lokalu firmowego trzeba uwzględnić również projekt, instalacje, wyposażenie techniczne, przygotowanie przestrzeni do odbioru, transport, odpady, zabezpieczenia oraz czas, w którym przedsiębiorstwo nie może normalnie funkcjonować.
Co więcej, część kosztów pojawia się jeszcze przed rozpoczęciem właściwego remontu.
Może być potrzebna inwentaryzacja lokalu.
Czasami konieczne jest przygotowanie projektu.
W niektórych przypadkach trzeba uzyskać odpowiednie uzgodnienia lub dostosować lokal do wymagań związanych z konkretnym rodzajem działalności.
Dlatego pierwszym krokiem powinno być nie pytanie „ile kosztuje remont?”, lecz „co dokładnie muszę zrobić, aby lokal był gotowy do prowadzenia działalności?”
1. Projekt i przygotowanie dokumentacji
Projekt wnętrza jest jednym z kosztów, które przedsiębiorcy często próbują pominąć.
Właściciel ma w głowie wizję lokalu.
Wie, gdzie powinny znajdować się biurka, lada, regały czy stanowiska obsługi.
Problem pojawia się wtedy, gdy trzeba tę wizję przełożyć na rzeczywiste rozwiązania techniczne.
Gdzie mają znajdować się gniazdka?
Jak poprowadzić przewody?
Gdzie umieścić oświetlenie?
Jak rozmieścić klimatyzację?
Czy ścianka działowa może znaleźć się w wybranym miejscu?
Czy układ pomieszczeń będzie funkcjonalny?
Czy lokal spełni wymagania konkretnej działalności?
Dobrze przygotowany projekt pozwala odpowiedzieć na te pytania jeszcze przed rozpoczęciem prac.
Nie oznacza to, że każda firma musi zamawiać rozbudowany projekt architektoniczny.
W przypadku prostego biura zakres dokumentacji może być niewielki.
Inaczej będzie jednak w przypadku lokalu usługowego wymagającego przebudowy instalacji, zmiany układu pomieszczeń czy dostosowania do szczególnych wymagań.
Oszczędzanie na etapie projektowania może później kosztować znacznie więcej.
Dlaczego projekt może obniżyć koszt remontu?
Brzmi to paradoksalnie.
Przecież projektant lub architekt oznacza kolejny wydatek.
Dobrze wykonany projekt może jednak ograniczyć liczbę błędów.
Jeżeli elektryk wie dokładnie, gdzie mają znaleźć się stanowiska pracy, nie musi później przerabiać instalacji.
Jeżeli wykonawca zna docelowy układ pomieszczeń, nie trzeba zmieniać ścian po zakończeniu części prac.
Jeżeli wcześniej ustalono rodzaj podłogi, można odpowiednio przygotować podłoże.
Projekt kosztuje.
Błędy również kosztują.
Różnica polega na tym, że koszt projektu można zaplanować.
Koszt błędów często pojawia się niespodziewanie.
2. Instalacja elektryczna
Właściciel firmy może patrzeć na instalację elektryczną jak na element, który już znajduje się w lokalu.
To częsty błąd.
Standardowa instalacja wykonana kilkanaście czy kilkadziesiąt lat temu może być niewystarczająca dla współczesnego biura.
Komputery.
Monitory.
Drukarki.
Ładowarki.
Routery.
Urządzenia kuchenne.
Klimatyzacja.
Ogrzewanie.
System alarmowy.
Monitoring.
Reklama zewnętrzna.
Wszystko potrzebuje zasilania.
Jeżeli firma planuje kilkanaście stanowisk pracy, trzeba odpowiednio zaplanować zarówno liczbę punktów, jak i obciążenie instalacji.
Gniazdka są drobnym elementem, który później kosztuje dużo
Na etapie remontu dodatkowe gniazdko może wydawać się nieistotnym wydatkiem.
Po zakończeniu prac sytuacja się zmienia.
Jeżeli okaże się, że przy każdym stanowisku brakuje odpowiedniej liczby punktów zasilania, przedsiębiorca zaczyna korzystać z przedłużaczy.
Jeżeli chce później dołożyć gniazda, może być konieczne kucie ścian.
To oznacza dodatkową robociznę i kolejne prace wykończeniowe.
Dlatego instalacje powinny być planowane przed malowaniem, układaniem podłóg i montażem zabudowy.
3. Internet i infrastruktura IT
W nowoczesnej firmie internet jest równie ważny jak energia elektryczna.
A mimo to infrastruktura sieciowa często pojawia się w kosztorysie dopiero na końcu.
Przedsiębiorca może pomyśleć:
„Podłączymy router i będzie działać”.
W małym lokalu być może rzeczywiście wystarczy.
W większym biurze sytuacja może wyglądać zupełnie inaczej.
Potrzebne mogą być:
punkty sieciowe,
okablowanie,
szafa rack,
punkty dostępowe Wi-Fi,
przełączniki sieciowe,
zasilanie urządzeń,
monitoring,
system kontroli dostępu,
okablowanie do telefonii.
Jeżeli instalacja ma być wykonana estetycznie i ukryta, trzeba ją zaplanować jeszcze przed wykończeniem ścian.
Koszt infrastruktury rośnie wraz z firmą
Przedsiębiorca powinien patrzeć nie tylko na dzisiejsze potrzeby.
Jeżeli obecnie firma ma pięć stanowisk, ale za dwa lata planuje zatrudniać kolejne osoby, instalacja powinna mieć odpowiednią rezerwę.
Późniejsza rozbudowa może być znacznie droższa.
To szczególnie istotne w przypadku lokali, w których przewody mają być ukryte w ścianach, sufitach lub zabudowie.
4. Klimatyzacja i wentylacja
Kolejny koszt, który bardzo często jest niedoszacowany.
Przedsiębiorca może kupić kilka klimatyzatorów i uznać temat za zamknięty.
Nie zawsze jest to jednak takie proste.
Trzeba uwzględnić moc urządzeń, układ pomieszczeń, sposób prowadzenia instalacji, odpływ skroplin, miejsce montażu jednostek oraz późniejszy serwis.
W przypadku większych przestrzeni znaczenie ma również wentylacja.
Nie każdą kwestię można rozwiązać pojedynczym urządzeniem klimatyzacyjnym.
Komfort pracowników również ma swoją cenę
W biurze temperatura i jakość powietrza mają bezpośredni wpływ na komfort pracy.
Podobnie w salonie usługowym czy gabinecie.
Klient, który spędza w pomieszczeniu kilkadziesiąt minut, również oczekuje odpowiednich warunków.
Dlatego klimatyzacja nie powinna być traktowana wyłącznie jako luksus.
W wielu lokalach jest elementem podstawowego wyposażenia.
5. Dostosowanie lokalu do konkretnej działalności
To jeden z najbardziej niedocenianych kosztów.
Lokal może wyglądać świetnie, ale niekoniecznie być gotowy do prowadzenia określonej działalności.
Inne wymagania może mieć zwykłe biuro.
Inne salon kosmetyczny.
Jeszcze inne gabinet, lokal gastronomiczny czy punkt handlowy.
W zależności od rodzaju działalności mogą pojawić się dodatkowe potrzeby dotyczące:
układu pomieszczeń,
zaplecza,
sanitariatów,
wentylacji,
instalacji,
bezpieczeństwa,
dostępu dla klientów,
oświetlenia,
przechowywania materiałów.
Dlatego przed rozpoczęciem remontu warto dokładnie sprawdzić, jakie warunki musi spełniać lokal przeznaczony na konkretną działalność.
Najgorszy scenariusz wygląda tak:
przedsiębiorca kończy remont, kupuje wyposażenie, zaczyna organizować otwarcie, a dopiero wtedy dowiaduje się, że konieczne są dodatkowe zmiany.
6. Odpady, gruz i sprzątanie
To koszt banalny, ale regularnie pomijany.
Remont generuje odpady.
Stare płytki.
Panele.
Elementy wyposażenia.
Karton.
Folia.
Materiały budowlane.
Gruz.
Nie zawsze można po prostu wyrzucić je do zwykłego kontenera.
Potrzebny może być odpowiedni kontener albo specjalny transport.
Do tego dochodzi sprzątanie po remoncie.
Lokal może wymagać kilku etapów czyszczenia.
Najpierw po pracach budowlanych.
Później po montażu wyposażenia.
Na końcu przed otwarciem.
Dlaczego sprzątanie po remoncie jest droższe niż zwykłe sprzątanie?
Pył budowlany może znajdować się praktycznie wszędzie.
Na podłodze.
Na oknach.
W szafkach.
Na instalacjach.
Na meblach.
W trudno dostępnych miejscach.
Jeżeli firma chce otworzyć lokal następnego dnia po zakończeniu prac, potrzebuje sprawnego i dokładnego sprzątania.
To również powinno znaleźć się w budżecie.
7. Oznakowanie i identyfikacja firmy
Przedsiębiorca często pamięta o remoncie wnętrza, ale zapomina o tym, co zobaczy klient jeszcze przed wejściem.
Szyld.
Logo.
Tablica informacyjna.
Naklejki na witrynach.
Oznaczenie wejścia.
Numery lokali.
Godziny otwarcia.
Informacje o parkingu.
W niektórych lokalach dochodzi reklama zewnętrzna.
To wszystko kosztuje.
Co ważniejsze, część tych elementów może wymagać odpowiedniego przygotowania technicznego.
Jeżeli szyld ma być podświetlany, trzeba doprowadzić zasilanie.
Jeżeli reklama ma zostać zamontowana na elewacji, trzeba uwzględnić sposób mocowania.
Dlatego oznakowanie warto zaplanować jeszcze przed zakończeniem remontu.
8. Przestój firmy i koszt czasu
To koszt, którego nie widać na fakturze od ekipy remontowej.
A może być jednym z najpoważniejszych.
Jeżeli firma działa już w remontowanym lokalu, prace mogą ograniczyć możliwość obsługi klientów.
Przedsiębiorca może być zmuszony do:
zamknięcia lokalu,
pracy zdalnej,
wynajęcia tymczasowego miejsca,
przeniesienia części zespołu,
ograniczenia godzin otwarcia.
Każdy dzień przestoju może oznaczać utracony przychód.
Remont może kosztować więcej niż sama faktura
Wyobraźmy sobie salon usługowy, który normalnie generuje średnio 1500 zł przychodu dziennie.
Jeżeli remont trwa dziesięć dni i działalność zostaje całkowicie zawieszona, utracony przychód może być liczony w dziesiątkach tysięcy złotych.
Nie oznacza to oczywiście, że cała ta kwota jest stratą lub kosztem remontu.
Część klientów może przełożyć wizytę.
Część może skorzystać z innego terminu.
Ale ryzyko trzeba uwzględnić.
Dlatego krótszy remont może być bardziej opłacalny nawet wtedy, gdy wykonawca żąda wyższej stawki.
Koszt wynajmu zastępczego lokalu
Jeżeli działalność musi być kontynuowana, może pojawić się potrzeba wynajęcia tymczasowej przestrzeni.
To dodatkowy czynsz.
Do tego dochodzi przeprowadzka wyposażenia, transport, konfiguracja internetu oraz ponowne przeniesienie firmy.
W przypadku niektórych działalności taki wariant jest nieopłacalny.
Wtedy lepiej przeprowadzić remont etapami.
Remont etapami może ograniczyć straty
Firma nie zawsze musi zamknąć cały lokal.
Można podzielić prace na strefy.
Najpierw recepcja.
Później stanowiska.
Następnie zaplecze.
Na końcu części wspólne.
Takie rozwiązanie może wydłużyć remont, ale pozwolić firmie zachować część działalności.
Warto policzyć oba warianty.
Krótszy całkowity remont + zamknięcie firmy.
albo
Dłuższy remont + działalność częściowo działająca.
Nie zawsze tańsza jest pierwsza opcja.
Koszty wyposażenia technicznego
Po zakończeniu remontu przedsiębiorca może odkryć, że sam lokal jest gotowy, ale nie ma czym pracować.
W biurze potrzebne są:
biurka,
krzesła,
szafy,
monitory,
komputery,
drukarki,
telefony.
W salonie:
stanowiska,
fotele,
lustra,
urządzenia specjalistyczne,
meble.
W sklepie:
regały,
lady,
system sprzedażowy,
oświetlenie ekspozycyjne.
W gabinecie:
meble,
urządzenia,
oświetlenie,
wyposażenie techniczne.
Wyposażenie nie powinno być automatycznie zaliczane do „kosztu remontu”.
Warto jednak uwzględnić je w całkowitym budżecie uruchomienia lokalu.
Meble mogą podwoić budżet
W przypadku biura koszt samego remontu może wyglądać rozsądnie.
Na przykład:
prace budowlane – 30 tys. zł,
instalacje – 15 tys. zł,
podłogi i ściany – 15 tys. zł.
Łącznie 60 tys. zł.
Przedsiębiorca zakłada więc, że zmieści się w 80 tys. zł.
Później zaczyna liczyć wyposażenie.
10 biurek.
10 krzeseł.
Szafy.
Recepcja.
Sala konferencyjna.
Kuchnia.
Oświetlenie.
Sprzęt IT.
Nagle całkowity budżet przekracza 100 tys. zł.
Dlatego remont i wyposażenie powinny być planowane razem.
Kuchnia może kosztować więcej, niż zakładano
W biurze niewielka kuchnia wydaje się prostym elementem.
Jednak dochodzą:
szafki,
blat,
zlew,
bateria,
lodówka,
zmywarka,
mikrofalówka,
ekspres,
gniazdka,
oświetlenie.
Jeżeli kuchnia jest wykonywana na wymiar, cena może szybko wzrosnąć.
Można jednak znaleźć rozwiązania bardziej ekonomiczne.
Nie zawsze potrzebne są meble klasy premium.
Łazienka to kolejny obszar, w którym budżet może się rozjechać
Wymiana kilku elementów wygląda niewinnie.
Ale jeżeli konieczna jest przebudowa instalacji wodno-kanalizacyjnej, koszt rośnie.
Do tego dochodzą:
płytki,
armatura,
umywalka,
WC,
oświetlenie,
wentylacja,
lustro,
zabudowy.
Jeżeli lokal posiada kilka łazienek, różnica w kosztach może być znacząca.
Stolarka drzwiowa i okienna
Przedsiębiorca może początkowo nie planować wymiany drzwi.
Po rozpoczęciu prac okazuje się jednak, że istniejące skrzydła są zniszczone albo nie pasują do nowego układu.
Pojawiają się również drzwi do nowych pomieszczeń.
W większym lokalu liczba takich elementów może być duża.
To kolejna pozycja, którą warto uwzględnić przed rozpoczęciem remontu.
Sufity również generują dodatkowe koszty
Sufit podwieszany może poprawić wygląd biura i ułatwić prowadzenie instalacji.
Ale kosztuje.
Potrzebne są profile, płyty, konstrukcja, oświetlenie i robocizna.
Jeżeli trzeba ukryć dużo przewodów, system może być rozbudowany.
Z drugiej strony pozostawienie wszystkich instalacji na wierzchu nie zawsze będzie dobrym rozwiązaniem estetycznym.
To kolejny element wymagający decyzji na etapie projektu.
Koszty ogrzewania
Nie każdy lokal ma odpowiednio działający system grzewczy.
Czasami trzeba dostosować instalację.
W innych przypadkach przedsiębiorca może zdecydować się na dodatkowe źródło ogrzewania.
Warto również sprawdzić, jakie będą późniejsze koszty eksploatacji.
Tani remont nie zawsze oznacza tani lokal.
Efektywność energetyczna może obniżyć przyszłe rachunki
Niektóre wydatki remontowe warto analizować przez pryzmat całego okresu użytkowania.
Lepsze oświetlenie.
Dobre sterowanie temperaturą.
Odpowiednia izolacja.
Sprawna wentylacja.
Energooszczędne urządzenia.
Mogą zwiększyć koszt początkowy, ale ograniczyć późniejsze rachunki.
Przedsiębiorca powinien więc rozróżnić:
koszt zakupu
od
kosztu użytkowania przez kilka lat.
Ubezpieczenie lokalu
Po remoncie warto również sprawdzić ubezpieczenie.
Wartość wyposażenia może znacząco wzrosnąć.
Jeżeli przedsiębiorca wcześniej miał w lokalu sprzęt wart 50 tys. zł, a po modernizacji wartość wyposażenia wzrosła do 150 tys. zł, zakres ochrony powinien odpowiadać rzeczywistej wartości majątku.
To nie jest koszt remontu w ścisłym znaczeniu.
Jest jednak elementem finansowego zabezpieczenia inwestycji.
Monitoring i system alarmowy
W zależności od rodzaju działalności przedsiębiorca może potrzebować:
kamer,
alarmu,
czujników,
kontroli dostępu,
elektronicznych zamków.
Jeżeli system ma być estetycznie zamontowany, jego instalację warto zaplanować przed wykończeniem.
Późniejsze prowadzenie przewodów może być bardziej skomplikowane.
Koszty bezpieczeństwa
W niektórych lokalach konieczne jest odpowiednie wyposażenie związane z bezpieczeństwem.
Oznaczenia.
Oświetlenie awaryjne.
Elementy ochrony przeciwpożarowej.
Wyposażenie wymagane dla konkretnego obiektu.
Zakres zależy od charakteru działalności i parametrów lokalu.
Dlatego nie należy zakładać, że rozwiązania zastosowane w zwykłym biurze będą wystarczające w każdym innym biznesie.
Adaptacja lokalu po poprzednim najemcy
To bardzo częsta sytuacja.
Przedsiębiorca wynajmuje lokal, w którym wcześniej działała inna firma.
Na pierwszy rzut oka można odnieść wrażenie, że lokal jest gotowy.
Jednak poprzedni układ może być zupełnie nieprzydatny.
Ścianki.
Instalacje.
Oświetlenie.
Zabudowy.
Podłogi.
Szyldy.
Wszystko może wymagać demontażu.
A demontaż również kosztuje.
Koszt przywrócenia lokalu do stanu pierwotnego
To szczególnie istotne przy najmie.
Jeżeli przedsiębiorca wykonuje trwałe zmiany, powinien wiedzieć, co stanie się z nimi po zakończeniu umowy.
Właściciel może wymagać przywrócenia lokalu do wcześniejszego stanu.
Oznacza to potencjalny koszt kolejnego remontu.
Dlatego przed inwestycją warto dokładnie przeanalizować zapisy umowy najmu.
Koszty transportu
Materiały nie zawsze przyjeżdżają za darmo.
Płytki.
Panele.
Meble.
Drzwi.
Wyposażenie.
Urządzenia.
Każdy transport może oznaczać dodatkową opłatę.
Przy większym remoncie liczba dostaw może być znacząca.
Dlatego warto sprawdzić, czy dostawca uwzględnia transport w cenie.
Magazynowanie materiałów
Jeżeli lokal nie pozwala na składowanie materiałów, przedsiębiorca może potrzebować dodatkowej przestrzeni.
Może również ponieść koszt kilkukrotnego transportu.
Niektóre materiały trzeba przechowywać w odpowiednich warunkach.
To kolejny element logistyki remontu.
Wzrost cen materiałów
Kosztorys przygotowany kilka miesięcy przed rozpoczęciem prac może przestać być aktualny.
Dotyczy to szczególnie większych inwestycji.
Dlatego warto ustalać z wykonawcą, jak będą rozliczane zmiany cen.
Jeżeli wszystkie materiały są kupowane dopiero w trakcie remontu, przedsiębiorca ponosi większe ryzyko zmian kosztów.
Nieprzewidziane problemy techniczne
To właściwie nie koszt, ale ryzyko, które powinno znaleźć odzwierciedlenie w budżecie.
Po usunięciu starej podłogi może okazać się, że podłoże wymaga naprawy.
Po otwarciu ściany może pojawić się problem z instalacją.
Po demontażu sufitu mogą ujawnić się uszkodzenia.
W starszych lokalach takie sytuacje są szczególnie prawdopodobne.
Dlatego rezerwa finansowa jest obowiązkowa.
Ile powinna wynosić rezerwa?
Nie ma jednej wartości odpowiedniej dla każdego remontu.
Przy prostym odświeżeniu niewielkiego lokalu ryzyko może być stosunkowo małe.
Przy generalnej przebudowie starego obiektu ryzyko jest większe.
Przedsiębiorca powinien jednak założyć, że część kosztów będzie nieprzewidziana.
W wielu przypadkach sensowne jest pozostawienie kilkunastu procent budżetu jako rezerwy.
Najważniejsze, aby nie planować inwestycji w taki sposób, że każda złotówka zostaje rozdysponowana jeszcze przed rozpoczęciem prac.
Najdroższy błąd: brak harmonogramu
Remont lokalu biznesowego powinien mieć harmonogram.
Nie chodzi tylko o to, kiedy przyjdzie ekipa.
Trzeba zsynchronizować:
projekt,
demontaż,
instalacje,
ściany,
sufity,
podłogi,
malowanie,
oświetlenie,
meble,
internet,
sprzęt,
oznakowanie,
sprzątanie.
Jeżeli jeden etap się opóźni, kolejne również mogą zostać przesunięte.
A razem z nimi przesuwa się otwarcie firmy.
Opóźnienie remontu może kosztować znacznie więcej niż dodatkowa robocizna
Załóżmy, że lokal miał zostać otwarty 1 września.
Remont przedłużył się o dwa tygodnie.
Firma nie może obsługiwać klientów.
Pracownicy czekają.
Marketing został już uruchomiony.
Towar został zamówiony.
Klienci mają rezerwacje.
W takim przypadku koszt opóźnienia może być wielokrotnie większy niż wartość prac, które spowodowały problem.
Dlatego terminowość wykonawcy ma znaczenie biznesowe.
Warto ustalić odpowiedzialność za opóźnienia
Umowa z wykonawcą powinna możliwie jasno określać:
zakres prac,
termin rozpoczęcia,
termin zakończenia,
sposób rozliczenia,
materiały,
zasady wprowadzania zmian.
Przedsiębiorca powinien unikać sytuacji, w której połowa prac jest wykonywana na zasadzie ustnych ustaleń.
Im większa inwestycja, tym większe znaczenie ma formalne uporządkowanie współpracy.
Nie zmieniaj koncepcji w połowie remontu
„A może jednak zrobimy tutaj ścianę?”
„A może zmieńmy kolor?”
„A może przesuniemy drzwi?”
Takie decyzje mogą wydawać się drobne.
Każda zmiana może jednak powodować efekt domina.
Przesunięcie ściany.
Zmiana instalacji.
Zmiana oświetlenia.
Zmiana podłogi.
Zmiana mebli.
Dlatego przed rozpoczęciem prac warto zamknąć możliwie dużo decyzji.
Jak stworzyć realistyczny budżet?
Dobrym rozwiązaniem jest podział kosztów na kilka kategorii.
Etap pierwszy: przygotowanie
Projekt.
Dokumentacja.
Inwentaryzacja.
Formalności.
Etap drugi: prace budowlane
Demontaż.
Ścianki.
Tynki.
Podłoża.
Sufity.
Etap trzeci: instalacje
Elektryka.
Internet.
Woda.
Kanalizacja.
Wentylacja.
Klimatyzacja.
Etap czwarty: wykończenie
Podłogi.
Ściany.
Drzwi.
Oświetlenie.
Etap piąty: wyposażenie
Meble.
Sprzęt.
Urządzenia.
Etap szósty: uruchomienie
Oznakowanie.
Sprzątanie.
Transport.
Przeprowadzka.
Etap siódmy: rezerwa
Nieprzewidziane wydatki.
Takie podejście jest znacznie bezpieczniejsze niż jedna pozycja „remont – 100 tys. zł”.
Przykładowy budżet dla małego biura
Załóżmy, że firma przygotowuje lokal o powierzchni około 80 m².
Przykładowy budżet może wyglądać następująco:
| Kategoria | Przykładowa kwota |
|---|---|
| Projekt i przygotowanie | 5 000 zł |
| Demontaż i prace budowlane | 15 000 zł |
| Instalacja elektryczna | 10 000 zł |
| Sieć komputerowa | 5 000 zł |
| Oświetlenie | 6 000 zł |
| Podłogi i ściany | 12 000 zł |
| Klimatyzacja | 8 000 zł |
| Kuchnia i zaplecze | 6 000 zł |
| Meble | 15 000 zł |
| Oznakowanie i przeprowadzka | 3 000 zł |
| Rezerwa | 10 000 zł |
| Łącznie | 95 000 zł |
To jedynie przykład pokazujący sposób planowania.
Rzeczywiste ceny zależą od lokalizacji, standardu, zakresu prac, wielkości lokalu oraz zastosowanych materiałów.
Co zrobić, jeśli budżet jest za mały?
Najgorszym rozwiązaniem jest zwykle cięcie wszystkich elementów po trochu.
Lepiej ustalić priorytety.
Poziom pierwszy – niezbędne.
Instalacje, bezpieczeństwo, funkcjonalność, wymagane wyposażenie.
Poziom drugi – ważne.
Ergonomia, komfort, trwałość.
Poziom trzeci – estetyka.
Dekoracje, elementy premium, dodatki.
Jeżeli budżet jest ograniczony, najpierw należy chronić pierwszą kategorię.
Nie oszczędzaj na tym, czego później nie da się łatwo wymienić
To jedna z najlepszych zasad remontowych.
Można zmienić obraz.
Można wymienić krzesło.
Można przemalować ścianę.
Trudniej wymienić instalację elektryczną bez ingerowania w ściany.
Trudniej przenieść klimatyzację.
Trudniej przebudować kanalizację.
Trudniej zmienić układ lokalu.
Dlatego elementy ukryte powinny być projektowane szczególnie starannie.
Tanie materiały mogą być drogim rozwiązaniem
Cena zakupu nie powinna być jedynym kryterium.
Jeżeli tani materiał szybko się zużyje, firma poniesie kolejny koszt.
Dotyczy to szczególnie podłóg, farb, armatury, mebli czy elementów intensywnie użytkowanych.
Warto analizować koszt w całym okresie użytkowania.
Produkt za 1000 zł używany przez pięć lat może być bardziej opłacalny niż produkt za 600 zł, który po dwóch latach wymaga wymiany.
Remont lokalu jest inwestycją w przyszłe przychody
To najważniejsza perspektywa przedsiębiorcy.
Lokal ma nie tylko wyglądać dobrze.
Ma pomagać firmie zarabiać.
Salon ma przyjmować klientów.
Biuro ma umożliwiać pracę.
Sklep ma sprzedawać.
Gabinet ma zapewniać komfort i profesjonalną obsługę.
Restauracja ma obsługiwać określoną liczbę gości.
Dlatego każdy element remontu powinien być oceniany pod kątem swojej funkcji.
Warto policzyć koszt jednego stanowiska pracy
W biurze interesującym wskaźnikiem może być koszt przygotowania jednego stanowiska.
Jeżeli remont i wyposażenie kosztują 100 tys. zł, a firma tworzy 10 stanowisk, średni koszt jednego miejsca wynosi 10 tys. zł.
Nie oznacza to, że każde stanowisko kosztuje dokładnie tyle.
Część budżetu przeznaczono przecież na kuchnię, salę konferencyjną czy instalacje.
Taki sposób patrzenia może jednak pomóc przedsiębiorcy porównywać różne warianty powierzchni.
Lokal usługowy powinien być projektowany pod klienta
W przypadku firmy usługowej pojawia się jeszcze jeden ważny element.
Droga klienta.
Od wejścia.
Przez recepcję.
Do stanowiska obsługi.
Do płatności.
Do wyjścia.
Jeżeli klient musi przeciskać się pomiędzy meblami albo nie wie, gdzie powinien się udać, przestrzeń nie została dobrze zaprojektowana.
W tym przypadku remont jest również elementem procesu sprzedażowego.
Dobre wnętrze może zwiększyć wartość marki
Nie trzeba wydawać fortuny.
Ważna jest spójność.
Kolory firmy.
Logo.
Oświetlenie.
Materiały.
Meble.
Oznakowanie.
Jeżeli wszystkie elementy są przemyślane, klient może odebrać firmę jako bardziej profesjonalną.
To szczególnie istotne w branżach, w których usługa jest niematerialna.
Nie wszystko musi być nowe
Jednym ze sposobów ograniczenia kosztów jest wykorzystanie części istniejącego wyposażenia.
Jeżeli meble są w dobrym stanie, można je odnowić.
Jeżeli oświetlenie jest sprawne, nie zawsze trzeba je wymieniać.
Jeżeli podłoga jest trwała i estetyczna, można pozostawić ją bez zmian.
Najtańszy remont to często ten, który nie obejmuje elementów, których nie trzeba remontować.
Warto negocjować z właścicielem lokalu
Jeżeli przedsiębiorca wynajmuje lokal i planuje duży remont, warto rozmawiać z właścicielem nieruchomości.
Możliwe są różne rozwiązania.
Udział właściciela w kosztach.
Okres bezczynszowy.
Dłuższa umowa.
Rozliczenie części nakładów.
Zgoda na konkretne modernizacje.
Nie zawsze właściciel będzie zainteresowany.
Ale jeżeli remont zwiększa wartość nieruchomości, może istnieć przestrzeń do negocjacji.
Czas trwania umowy ma znaczenie
Inwestowanie dużych pieniędzy w lokal wynajmowany na bardzo krótki okres może być ryzykowne.
Jeżeli firma wyda 150 tys. zł na adaptację, a po dwóch latach będzie musiała się wyprowadzić, ekonomika inwestycji może wyglądać słabo.
Dlatego długość umowy najmu powinna być analizowana razem z kosztem remontu.
Właściciel firmy powinien znać koszt całkowity
Najważniejszym pojęciem nie jest cena remontu.
Jest nim całkowity koszt uruchomienia lokalu.
Może on obejmować:
remont,
projekt,
instalacje,
wyposażenie,
meble,
sprzęt,
oznakowanie,
transport,
sprzątanie,
przeprowadzkę,
formalności,
marketing otwarcia,
przestój,
rezerwę finansową.
Dopiero taka suma pokazuje, ile naprawdę kosztuje przygotowanie firmy do działania w nowej przestrzeni.
8 kosztów, które warto sprawdzić przed podpisaniem umowy z ekipą
Przed rozpoczęciem prac przedsiębiorca powinien odpowiedzieć na osiem pytań:
1. Czy potrzebuję projektu lub dodatkowej dokumentacji?
2. Czy instalacje są wystarczające dla planowanej działalności?
3. Czy lokal wymaga dostosowania do konkretnego rodzaju biznesu?
4. Kto zajmie się odpadami i sprzątaniem?
5. Ile będzie kosztować wyposażenie po zakończeniu prac?
6. Jak oznakuję lokal i przygotuję go do otwarcia?
7. Ile stracę, jeśli remont potrwa dłużej niż zakładano?
8. Jaką kwotę pozostawiam jako rezerwę?
Jeżeli przedsiębiorca nie zna odpowiedzi na te pytania, jego budżet prawdopodobnie nie jest jeszcze gotowy.
Remont nie kończy się w dniu zakończenia prac
To kolejna rzecz, o której łatwo zapomnieć.
Po zejściu ekipy z placu budowy trzeba jeszcze uruchomić lokal.
Wnieść meble.
Podłączyć sprzęt.
Skonfigurować internet.
Zamontować oznakowanie.
Uzupełnić wyposażenie.
Posprzątać.
Przenieść dokumenty.
Przenieść pracowników.
Poinformować klientów.
Uruchomić działalność.
Dopiero wtedy można powiedzieć, że inwestycja rzeczywiście została zakończona.
Otwarcie również wymaga budżetu
Nowy lokal może być dobrą okazją do kampanii marketingowej.
Firma może przygotować:
nową stronę,
materiały reklamowe,
sesję zdjęciową,
oznaczenie lokalu,
kampanię w mediach społecznościowych,
ofertę otwarciową.
To kolejny koszt, którego nie trzeba ponosić zawsze, ale warto go uwzględnić w planie finansowym.
Remont powinien mieć właściciela projektu
W małej firmie często właściciel osobiście zajmuje się wszystkimi sprawami.
Kontaktuje się z ekipą.
Zamawia materiały.
Sprawdza postęp.
Rozmawia z elektrykiem.
Organizuje meble.
Negocjuje ceny.
W efekcie remont może pochłaniać ogromną ilość jego czasu.
A czas przedsiębiorcy również ma wartość.
Jeżeli właściciel przez dwa miesiące zajmuje się głównie remontem zamiast sprzedażą, pozyskiwaniem klientów i zarządzaniem firmą, koszt inwestycji jest większy niż suma faktur.
Warto uwzględnić koszt pracy właściciela
Nie trzeba wpisywać go do oficjalnego kosztorysu.
Warto jednak uwzględnić go przy ocenie opłacalności.
Jeżeli przedsiębiorca zwykle zajmuje się sprzedażą i generuje dla firmy znaczący przychód, a przez kilka tygodni poświęca większość czasu na remont, firma ponosi koszt alternatywny.
To jeden z powodów, dla których przy większych inwestycjach warto rozważyć profesjonalnego koordynatora.
Dobry wykonawca może kosztować więcej, ale ograniczyć ryzyko
Najtańsza oferta może wyglądać atrakcyjnie.
Jeżeli jednak remont trwa dwa razy dłużej, a liczba poprawek rośnie, końcowy koszt może być większy.
Dlatego przedsiębiorca powinien porównywać nie tylko cenę.
Ważne są:
doświadczenie,
terminowość,
referencje,
zakres umowy,
sposób rozliczenia,
organizacja pracy,
odpowiedzialność za poszczególne etapy.
Remont lokalu to projekt biznesowy
Najlepiej traktować go dokładnie tak samo jak inne przedsięwzięcie.
Jest cel.
Jest budżet.
Jest harmonogram.
Są zasoby.
Są ryzyka.
Są osoby odpowiedzialne.
Są terminy.
Są rezultaty.
Takie podejście pozwala ograniczyć sytuacje, w których remont „wymknął się spod kontroli”.
Ostatecznie liczy się nie najniższy koszt, ale przewidywalność
Przedsiębiorca nie zawsze powinien szukać najtańszego rozwiązania.
Czasami lepiej zapłacić trochę więcej na początku i mieć pewność, że instalacja, podłoga czy klimatyzacja będą działać przez wiele lat.
Najgorszą sytuacją jest natomiast remont, którego koszt rośnie z tygodnia na tydzień, a przedsiębiorca nie wie, ile jeszcze będzie musiał zapłacić.
Dlatego dobry kosztorys powinien być możliwie szczegółowy.
Najważniejsze koszty często są niewidoczne
Remont lokalu firmowego nie kończy się na zakupie farby, podłogi i mebli.
Największe niespodzianki często pojawiają się właśnie poza podstawowym zakresem.
Instalacje.
Dokumentacja.
Dostosowanie lokalu.
Klimatyzacja.
Sieć komputerowa.
Odpady.
Oznakowanie.
Wyposażenie.
Przestoje.
To one potrafią sprawić, że inwestycja zaplanowana na 80 tys. zł kończy się znacznie wyższym rachunkiem.
Jak nie przekroczyć budżetu?
Najlepszą metodą nie jest szukanie oszczędności dopiero wtedy, gdy pieniądze zaczynają się kończyć.
Oszczędności trzeba zaplanować przed rozpoczęciem prac.
Najpierw określić zakres.
Później przygotować projekt.
Następnie zebrać oferty.
Potem stworzyć szczegółowy kosztorys.
Na końcu zostawić rezerwę.
Dzięki temu przedsiębiorca wie, które elementy są konieczne, które ważne, a z których może zrezygnować w przypadku wzrostu kosztów.
Lokal powinien być gotowy nie tylko do remontu, ale do zarabiania
To najważniejsza różnica pomiędzy remontem mieszkania a remontem lokalu biznesowego.
W mieszkaniu chodzi przede wszystkim o komfort mieszkańców.
W firmie przestrzeń ma wspierać działalność.
Ma umożliwiać obsługę klientów.
Ma pozwalać pracownikom wykonywać obowiązki.
Ma wspierać sprzedaż.
Ma odpowiadać wymaganiom konkretnego biznesu.
Dlatego przedsiębiorca powinien patrzeć na remont nie jak na wydatek na urządzenie wnętrza, ale jak na inwestycję w infrastrukturę firmy.
Dobrze zaplanowany lokal może służyć przez wiele lat.
Źle zaplanowany może natomiast generować kolejne koszty już kilka miesięcy po otwarciu.
Najlepszy kosztorys remontu to taki, w którym nie ma miejsca na pytanie: „Tego też nie uwzględniliśmy?”
Materiał przygotowano we współpracy z redakcją portalu BITM.pl