Jeszcze kilka lat temu pytanie o miejsce wykonywania pracy było dla większości przedsiębiorców stosunkowo proste.

Firma wynajmowała lokal, wyposażała stanowiska, organizowała recepcję, salę konferencyjną i zaplecze socjalne. Pracownicy przychodzili rano do biura i spędzali tam większą część dnia.

Dzisiaj sytuacja wygląda zupełnie inaczej.

Część firm wróciła do tradycyjnego modelu. Inne zdecydowały się na pracę hybrydową. Są również przedsiębiorstwa, które praktycznie całkowicie zrezygnowały z własnej powierzchni i funkcjonują w oparciu o pracę zdalną, coworkingi oraz spotkania organizowane w wynajmowanych przestrzeniach.

Dla przedsiębiorcy nie jest to wyłącznie kwestia wygody pracowników.

To również decyzja finansowa.

Wynajem lokalu, czynsz, media, remont, wyposażenie, sprzątanie, internet, klimatyzacja i utrzymanie przestrzeni mogą generować dziesiątki tysięcy złotych kosztów rocznie.

Z drugiej strony całkowita rezygnacja z biura również może mieć swoją cenę.

Trudniejsza komunikacja.

Mniej kontaktu między pracownikami.

Problemy z organizacją spotkań.

Brak reprezentacyjnej przestrzeni dla klientów.

Trudniejsze wdrażanie nowych pracowników.

Dlatego coraz częściej nie chodzi o odpowiedź na pytanie, czy biuro jest potrzebne.

Chodzi o odpowiedź na znacznie ważniejsze pytanie:

Jakiej przestrzeni firma rzeczywiście potrzebuje, aby działać efektywnie i nie przepłacać?

Biuro jest kosztem, ale może być również narzędziem

W księgach rachunkowych biuro jest przede wszystkim źródłem kosztów.

Czynsz.

Opłaty administracyjne.

Energia.

Internet.

Wyposażenie.

Remonty.

Serwis.

Sprzątanie.

Ubezpieczenie.

W przypadku większych powierzchni suma może być bardzo znacząca.

Nie oznacza to jednak, że biuro jest niepotrzebnym wydatkiem.

Dobrze zaprojektowana przestrzeń może wspierać firmę.

Może ułatwiać spotkania.

Budować profesjonalny wizerunek.

Poprawiać komunikację.

Ułatwiać współpracę zespołową.

Być miejscem szkoleń.

Pomagać w rekrutacji.

Problem zaczyna się wtedy, gdy przedsiębiorstwo płaci za przestrzeń, której praktycznie nie wykorzystuje.

Najdroższy metr kwadratowy to ten, który stoi pusty

Załóżmy, że firma wynajmuje 150 m².

Pracownicy przychodzą do biura średnio dwa dni w tygodniu.

W pozostałe dni większość stanowisk pozostaje pusta.

Firma nadal płaci jednak za całą powierzchnię.

To oznacza, że część kosztu może nie przynosić przedsiębiorstwu żadnej bezpośredniej wartości.

Nie zawsze oznacza to konieczność natychmiastowej przeprowadzki.

Warto jednak przeanalizować rzeczywiste wykorzystanie przestrzeni.

Może okazać się, że firma potrzebuje 150 m².

Ale może też okazać się, że równie dobrze poradzi sobie na 80-100 m², jeżeli przestrzeń zostanie zaprojektowana bardziej elastycznie.

Nie każdy pracownik potrzebuje własnego biurka

Tradycyjny model zakładał, że jeden pracownik oznacza jedno stanowisko.

Jeżeli firma zatrudnia 20 osób, potrzebowała około 20 biurek.

Przy pracy hybrydowej sytuacja może wyglądać inaczej.

Jeżeli część zespołu pracuje zdalnie, a w biurze jednocześnie pojawia się średnio 10-12 osób, utrzymywanie 20 stałych stanowisk może być niepotrzebne.

Można zastosować model hot desków.

Pracownicy korzystają z dostępnych stanowisk w zależności od dnia.

Pozostałą przestrzeń można przeznaczyć na sale spotkań, miejsca do pracy indywidualnej, strefy projektowe albo przestrzeń socjalną.

Praca hybrydowa zmienia sposób projektowania biura

Nowoczesne biuro nie musi przypominać klasycznego układu:

biurko – krzesło – komputer.

Jeżeli pracownicy część obowiązków wykonują z domu, biuro może pełnić inną funkcję.

Może być przede wszystkim miejscem współpracy.

Spotkań.

Burz mózgów.

Prezentacji.

Rozmów z klientami.

Integracji zespołu.

Szkolenia.

Rozwiązywania problemów.

W takim przypadku mniej potrzebujemy klasycznych stanowisk pracy, a więcej elastycznych przestrzeni.

Biuro może być mniejsze, ale lepiej zaprojektowane

To jeden z najważniejszych trendów w aranżacji przestrzeni firmowych.

Zamiast wynajmować dużą powierzchnię na wszelki wypadek, przedsiębiorca może postawić na mniejszy lokal i bardziej funkcjonalne wyposażenie.

Przykładowo 80 m² może zostać podzielone na:

strefę wejściową,

kilkanaście elastycznych stanowisk,

małą salę konferencyjną,

dwa miejsca do rozmów indywidualnych,

kuchnię,

zaplecze.

Taki układ może być bardziej praktyczny niż 150 m² z dużą liczbą niewykorzystywanych biurek.

Home office ma jedną bardzo dużą przewagę

Koszt przestrzeni może zostać przeniesiony częściowo poza firmę.

Pracownik wykonuje część pracy w domu.

Firma nie musi zapewniać mu stałego stanowiska przez cały tydzień.

Nie potrzebuje również powierzchni wystarczającej dla wszystkich pracowników jednocześnie.

Przy większej organizacji różnica może być znacząca.

Jeżeli firma wynajmuje kilkaset metrów kwadratowych, zmniejszenie powierzchni może oznaczać realne oszczędności.

Nie należy jednak zakładać, że każda złotówka zaoszczędzona na biurze automatycznie staje się zyskiem.

Koszty pracy zdalnej również istnieją

Praca z domu nie oznacza braku kosztów.

Firma może potrzebować:

komputerów,

monitorów,

oprogramowania,

narzędzi komunikacyjnych,

systemów bezpieczeństwa,

wsparcia IT,

dodatkowych świadczeń,

rozwiązań do zarządzania zespołem.

Pracownicy mogą również oczekiwać odpowiedniego wyposażenia stanowiska.

Dlatego należy porównywać całkowity koszt modelu pracy, a nie wyłącznie wysokość czynszu.

Coworking jako rozwiązanie pośrednie

Pomiędzy własnym biurem a pracą z domu znajduje się jeszcze jeden model.

Coworking.

Firma nie musi wynajmować całego lokalu.

Może kupić określoną liczbę stanowisk albo korzystać z przestrzeni tylko wtedy, gdy jest potrzebna.

To rozwiązanie może być interesujące dla małych zespołów.

Przedsiębiorca może mieć dostęp do:

biurek,

sal konferencyjnych,

kuchni,

internetu,

recepcji,

drukarek,

stref wspólnych.

Nie musi natomiast samodzielnie organizować całej infrastruktury.

Dla małej firmy coworking może być bardziej racjonalny

Wyobraźmy sobie pięcioosobową firmę.

Zespół pracuje głównie zdalnie, ale raz lub dwa razy w tygodniu potrzebuje miejsca do spotkań.

Wynajem stałego lokalu może oznaczać płacenie za powierzchnię przez cały miesiąc.

Coworking pozwala kupować dostęp do przestrzeni wtedy, gdy jest rzeczywiście potrzebna.

To przykład sytuacji, w której elastyczny koszt może być bardziej atrakcyjny niż stałe zobowiązanie.

Dla dużej firmy rachunek wygląda inaczej

Przy kilkuset pracownikach sytuacja się zmienia.

Firma potrzebuje:

większej infrastruktury,

serwerowni lub odpowiedniego zaplecza IT,

sal spotkań,

przestrzeni dla działów,

pomieszczeń socjalnych,

miejsc do pracy zespołowej.

W takim przypadku własna lub długoterminowo wynajmowana przestrzeń może mieć większy sens.

Skala zmienia ekonomię całego rozwiązania.

Najważniejszy jest charakter pracy

Nie istnieje jeden model odpowiedni dla wszystkich przedsiębiorstw.

Dla programisty praca z domu może być stosunkowo łatwa.

Dla prawnika spotkanie z klientem może wymagać prywatnego pomieszczenia.

Dla firmy produkcyjnej obecność pracowników na miejscu jest oczywista.

Dla architekta potrzebna może być przestrzeń do pracy projektowej.

Dla agencji reklamowej istotne mogą być wspólne spotkania kreatywne.

Dla firmy szkoleniowej duża sala może być jednym z najważniejszych aktywów.

Dlatego sposób aranżacji biura powinien wynikać z modelu biznesowego.

Nie każdy metr kwadratowy generuje taką samą wartość

To bardzo ważne z punktu widzenia przedsiębiorcy.

Recepcja może poprawiać pierwsze wrażenie.

Sala konferencyjna może umożliwiać spotkania sprzedażowe.

Stanowisko pracy może być miejscem generowania przychodu.

Kuchnia pełni funkcję socjalną.

Magazyn umożliwia przechowywanie materiałów.

Korytarz jedynie łączy pomieszczenia.

Dlatego powierzchnię warto analizować funkcjonalnie.

Jeżeli przestrzeń nie spełnia żadnej istotnej funkcji, warto zastanowić się, czy firma rzeczywiście jej potrzebuje.

Biuro może wpływać na produktywność

Pieniądze wydane na przestrzeń nie powinny być analizowane wyłącznie przez pryzmat kosztów.

Jeżeli dobre biuro poprawia organizację pracy, część wydatku może się zwrócić.

Przykładowo:

dobra sala konferencyjna skraca czas spotkań,

dobra akustyka ogranicza rozpraszanie,

ergonomiczne stanowiska poprawiają komfort,

odpowiednie oświetlenie ułatwia pracę,

przestrzeń do rozmów pozwala ograniczyć hałas w głównej strefie.

To nie są łatwe do policzenia korzyści.

Ale mogą mieć znaczenie ekonomiczne.

Biuro może też poprawiać komunikację

Praca zdalna jest bardzo dobra dla zadań wymagających koncentracji.

Nie zawsze jest równie wygodna przy skomplikowanych projektach zespołowych.

Czasami pięciominutowa rozmowa przy biurku zastępuje serię wiadomości i spotkań online.

Czasami wspólne spotkanie pozwala szybciej rozwiązać problem.

Dlatego część przedsiębiorców traktuje biuro nie jako miejsce do siedzenia przed komputerem, ale jako miejsce współpracy.

Spotkania twarzą w twarz nadal mają znaczenie

Nawet jeżeli większość codziennych obowiązków można wykonać zdalnie, nie oznacza to, że każda interakcja musi odbywać się przez internet.

Spotkania strategiczne.

Negocjacje.

Warsztaty.

Rozmowy rekrutacyjne.

Integracja.

Szkolenia.

Prezentacje dla klientów.

W takich sytuacjach odpowiednia przestrzeń może być dużą wartością.

Biuro jest również wizytówką przedsiębiorstwa

Nie każda firma potrzebuje luksusowej siedziby.

Jeżeli jednak klienci odwiedzają przedsiębiorstwo, wygląd lokalu może wpływać na odbiór marki.

Trudno budować wizerunek firmy premium w miejscu, które wygląda na zaniedbane.

Z drugiej strony przesadnie luksusowe biuro może być równie problematyczne.

Klient może zastanawiać się, czy część ceny produktu nie finansuje przypadkiem kosztownego wystroju.

Najlepszym rozwiązaniem jest spójność.

Biuro powinno odpowiadać pozycji marki.

Branża ma znaczenie

Kancelaria prawna będzie inaczej urządzać przestrzeń niż agencja kreatywna.

Firma finansowa może stawiać na formalność.

Studio projektowe na kreatywność.

Firma technologiczna na elastyczność.

Salon sprzedażowy na ekspozycję.

Gabinet na prywatność.

Nie ma sensu kopiować aranżacji konkurenta bez zastanowienia.

Przestrzeń powinna odpowiadać klientom i sposobowi pracy firmy.

Co kosztuje tradycyjne biuro?

Właściciel firmy powinien stworzyć pełną listę kosztów.

Nie tylko czynsz.

Do tego dochodzą:

opłaty administracyjne,

energia,

ogrzewanie,

klimatyzacja,

internet,

sprzątanie,

ochrona,

wyposażenie,

serwis,

materiały biurowe,

remonty,

ubezpieczenie,

utrzymanie części wspólnych.

Jeżeli lokal wymaga modernizacji, dochodzi jeszcze koszt inwestycji początkowej.

Dlatego rzeczywisty koszt biura może być znacznie większy niż miesięczna kwota na fakturze za najem.

Koszt wyposażenia można rozłożyć na lata

Biurko nie jest wydatkiem jednorazowym w sensie ekonomicznym.

Jeżeli kosztuje 1500 zł i jest używane przez pięć lat, przedsiębiorca może patrzeć na nie jak na długoterminową inwestycję.

Podobnie z krzesłem, szafą czy systemem oświetlenia.

Dlatego nie zawsze najtańszy zakup będzie najbardziej opłacalny.

Jeżeli droższy produkt wytrzyma dwa razy dłużej, jego rzeczywisty koszt użytkowania może być niższy.

Remont to jeszcze większe zobowiązanie

Przedsiębiorca może wynająć pusty lokal i zainwestować w jego dostosowanie.

Problem pojawia się wtedy, gdy umowa najmu jest krótka.

Firma może wydać 150 tys. zł na remont, a po kilku latach zostać zmuszona do przeprowadzki.

Dlatego przy większych inwestycjach w lokal trzeba brać pod uwagę długość planowanego użytkowania.

Im większa inwestycja, tym ważniejsze stają się warunki umowy.

Nie warto remontować wynajmowanego lokalu bez analizy

Przedsiębiorca powinien sprawdzić, kto będzie właścicielem elementów wykonanych podczas modernizacji.

Co stanie się z instalacją?

Co z zabudową?

Co z klimatyzacją?

Czy można usunąć ścianki?

Czy właściciel lokalu partycypuje w kosztach?

Czy można negocjować okres bezczynszowy na czas remontu?

Takie kwestie mogą mieć duże znaczenie dla rentowności inwestycji.

Przestrzeń może być elementem wynagrodzenia

Niektóre firmy wykorzystują biuro jako element oferty dla pracowników.

Nowoczesna przestrzeń.

Dobra kuchnia.

Strefa odpoczynku.

Sala do ćwiczeń.

Pokój ciszy.

Może to wpływać na atrakcyjność miejsca pracy.

Ale również tutaj trzeba zachować rozsądek.

Pracownik może docenić dobrą kawę i designerską sofę.

Nie oznacza to jednak, że są one ważniejsze od wynagrodzenia, możliwości rozwoju czy atmosfery.

Największy błąd: projektowanie biura dla zdjęć

Biuro może wyglądać świetnie na Instagramie.

Dużo zieleni.

Efektowne lampy.

Kolorowe ściany.

Modne meble.

Otwarta przestrzeń.

Problem w tym, że zdjęcie nie pracuje w tym biurze.

Ludzie pracują.

Dlatego aranżacja powinna być przede wszystkim praktyczna.

Dopiero później efektowna.

Ergonomia jest ważniejsza niż moda

Krzesło może być modne.

Ale jeśli jest niewygodne, pracownik będzie z niego korzystał przez kilka godzin dziennie.

Biurko może wyglądać świetnie.

Ale jeżeli jest za małe, szybko stanie się problemem.

Dlatego przed zakupem wyposażenia warto przetestować je w rzeczywistych warunkach.

Biuro jest miejscem intensywnego użytkowania.

Akustyka może zdecydować o jakości pracy

W otwartej przestrzeni kilka rozmów prowadzonych jednocześnie może bardzo szybko stworzyć hałas.

Pracownik prowadzi wideokonferencję.

Obok ktoś rozmawia przez telefon.

Dwie osoby dyskutują nad projektem.

Ktoś drukuje dokumenty.

Ktoś przechodzi przez pomieszczenie.

W efekcie koncentracja spada.

Dlatego nowoczesne biuro powinno posiadać nie tylko otwartą przestrzeń, ale również miejsca, do których można się wycofać.

Ciche pokoje mogą być lepszą inwestycją niż większe biurka

Niewielkie pomieszczenie do pracy indywidualnej może rozwiązać wiele problemów.

Pracownik może wejść tam podczas ważnego spotkania.

Może skupić się na zadaniu.

Może przeprowadzić rozmowę wymagającą prywatności.

Takie rozwiązanie nie musi być drogie.

Czasami wystarczy niewielka przebudowa i odpowiednie wyposażenie.

Przyszłość biura może być bardziej elastyczna

Firmy coraz częściej nie potrzebują przestrzeni przeznaczonej na jeden konkretny sposób pracy.

Potrzebują przestrzeni, którą można zmieniać.

Przesuwane stoły.

Mobilne przegrody.

Modułowe meble.

Ruchome tablice.

Elastyczne sale.

Takie rozwiązania pozwalają dostosować biuro do aktualnego zespołu.

Biuro powinno być gotowe na wzrost firmy

To szczególnie ważne dla przedsiębiorstw rozwijających się.

Jeżeli dzisiaj firma ma 10 pracowników, a za rok chce mieć 20, warto uwzględnić ten plan.

Nie zawsze trzeba od razu wynajmować dwa razy większy lokal.

Można jednak zaprojektować przestrzeń tak, aby łatwo dodać kolejne stanowiska.

To może być tańsze niż przeprowadzka.

Zbyt duże biuro również jest problemem

Przedsiębiorca może myśleć:

„Lepiej wynająć większy lokal na zapas”.

To może być kosztowna decyzja.

Jeżeli planowany wzrost nie nastąpi, firma przez lata płaci za niewykorzystaną przestrzeń.

Lepszym rozwiązaniem może być elastyczna umowa albo możliwość powiększenia powierzchni w tym samym budynku.

Jak policzyć opłacalność biura?

Można zacząć od prostego modelu.

Załóżmy, że firma ponosi miesięcznie:

10 000 zł czynszu,

2 000 zł opłat,

1 000 zł energii,

500 zł sprzątania,

500 zł innych kosztów.

Łącznie daje to 14 000 zł miesięcznie.

Rocznie:

168 000 zł.

Do tego dochodzą inwestycje w wyposażenie i remont.

Jeżeli firma wykorzystuje biuro tylko przez kilka dni w tygodniu, warto zastanowić się, czy podobną funkcję można uzyskać taniej.

Nie patrz tylko na miesięczny koszt

Jeżeli firma może zmniejszyć powierzchnię i oszczędzić 5000 zł miesięcznie, roczna oszczędność wynosi 60 000 zł.

W ciągu pięciu lat to 300 000 zł, pomijając zmianę wartości pieniądza i ewentualne zmiany kosztów.

To pokazuje, dlaczego decyzja dotycząca powierzchni biurowej jest decyzją strategiczną, a nie wyłącznie administracyjną.

Ale oszczędność nie może zniszczyć firmy

Jeżeli zmniejszenie biura powoduje:

problemy z rekrutacją,

trudności w spotkaniach z klientami,

pogorszenie komunikacji,

brak miejsca do pracy,

spadek komfortu,

to część oszczędności może zostać zjedzona przez inne koszty.

Nie należy więc maksymalizować oszczędności.

Należy maksymalizować wartość przestrzeni dla firmy.

Praca z domu również wymaga organizacji

Największym błędem jest założenie:

„Pracownik siedzi w domu, więc wszystko jest rozwiązane”.

Nie jest.

Firma musi zadbać o:

komunikację,

dostęp do dokumentów,

bezpieczeństwo danych,

zarządzanie zadaniami,

spotkania,

wdrażanie nowych osób,

przepływ informacji.

Bez odpowiednich procesów praca zdalna może stać się chaotyczna.

Nowy pracownik może mieć trudniej

Osoba pracująca zdalnie od pierwszego dnia może mieć problem ze zrozumieniem organizacji firmy.

Na etacie w biurze wystarczy czasami zapytać kolegę siedzącego obok.

Zdalnie trzeba wysłać wiadomość.

Czekać na odpowiedź.

Umówić spotkanie.

Dlatego wdrażanie nowych pracowników jest jednym z argumentów przemawiających za okresową obecnością zespołu w biurze.

Kultura firmy również potrzebuje przestrzeni

Nie wszystkie elementy kultury organizacyjnej można stworzyć podczas wideokonferencji.

Wspólne śniadanie.

Rozmowa przy kawie.

Spotkanie zespołu.

Świętowanie sukcesu.

Nieformalne rozmowy.

To drobne elementy, które mogą wzmacniać relacje.

Dlatego nawet firmy działające głównie zdalnie mogą potrzebować fizycznej przestrzeni.

Biuro może stać się miejscem spotkań zamiast miejscem codziennej pracy

To jeden z najbardziej logicznych modeli hybrydowych.

Pracownicy wykonują zadania wymagające koncentracji w domu.

Do biura przyjeżdżają wtedy, gdy potrzebują:

spotkania,

współpracy,

warsztatów,

rozmowy,

integracji.

W takim modelu biuro może być mniejsze, ale bardziej funkcjonalne.

Co powinno znaleźć się w takim biurze?

Przede wszystkim:

dobre sale spotkań,

elastyczne stoły,

wygodne miejsca do rozmów,

dobre Wi-Fi,

sprzęt do wideokonferencji,

akustyka,

kuchnia,

niewielka liczba stanowisk do pracy indywidualnej.

Nie trzeba budować tradycyjnego biura z jednym biurkiem dla każdego pracownika.

Technologia zmienia znaczenie przestrzeni

Wideokonferencje sprawiły, że sala spotkań nie musi być już wyposażona wyłącznie w stół i krzesła.

Potrzebne są również:

kamera,

mikrofony,

ekran,

odpowiednie oświetlenie,

dobre połączenie internetowe.

Jeżeli firma organizuje wiele spotkań online, inwestycja w dobrą salę konferencyjną może mieć większy sens niż zakup kolejnych biurek.

Małe firmy mają przewagę

Niewielka firma może szybciej zmienić model pracy.

Może zrezygnować z lokalu.

Przejść do coworkingu.

Wynająć mniejszą przestrzeń.

Zdecydować się na hybrydę.

Duża organizacja ma większą bezwładność.

Zmiana powierzchni może wymagać długich negocjacji, przeprowadzki i reorganizacji.

Dlatego mniejsze firmy powinny wykorzystywać swoją elastyczność.

Biuro może być również narzędziem sprzedaży

W niektórych branżach spotkanie klienta w odpowiednim miejscu może wpływać na decyzję zakupową.

Kancelaria.

Firma doradcza.

Agencja.

Biuro architektoniczne.

Firma finansowa.

Przedsiębiorstwo technologiczne.

W takich przypadkach reprezentacyjna przestrzeń może mieć wymierną wartość.

Nie musi być jednak ogromna.

Wystarczy profesjonalna sala spotkań i spójne otoczenie.

Warto dopasować standard biura do klientów

Jeżeli klientem są duże przedsiębiorstwa, zbyt skromna przestrzeń może być problemem.

Jeżeli firma obsługuje głównie klientów indywidualnych online, reprezentacyjne biuro może mieć znacznie mniejsze znaczenie.

Jeżeli działalność opiera się na produkcji, biuro może być tylko dodatkiem.

Warto więc spojrzeć na przestrzeń z perspektywy klienta.

Czy pracownicy naprawdę chcą wracać do biura?

To pytanie powinno zostać zadane przed kosztownym remontem.

Nie warto zakładać, że wszyscy będą mieli takie same potrzeby.

Jedni lubią pracować wśród ludzi.

Inni potrzebują ciszy.

Jedni wolą codzienną obecność.

Inni chcą pojawiać się tylko na spotkaniach.

Dlatego projektując przestrzeń, warto uwzględnić różne style pracy.

Biuro powinno odpowiadać na problemy

Najlepszy projekt nie zaczyna się od wyboru koloru ścian.

Zaczyna się od pytań.

Co dzisiaj nie działa?

Gdzie powstaje hałas?

Dlaczego ludzie tracą czas?

Gdzie odbywają się spotkania?

Czy brakuje prywatności?

Czy pracownicy mają wystarczająco dużo miejsca?

Czy klienci mają gdzie usiąść?

Czy firma planuje wzrost?

Dopiero odpowiedzi na te pytania powinny prowadzić do projektu.

Remont nie zawsze jest konieczny

Czasami problemem nie jest biuro, tylko jego organizacja.

Można przesunąć meble.

Zmienić układ stanowisk.

Dodać przegrody.

Poprawić oświetlenie.

Wprowadzić system rezerwacji sal.

Zmienić sposób korzystania z przestrzeni.

Dopiero gdy takie działania nie wystarczą, warto inwestować w większy remont.

Czasami przeprowadzka jest tańsza niż remont

To decyzja, którą przedsiębiorcy często pomijają.

Jeżeli obecny lokal wymaga kosztownej modernizacji, warto porównać:

koszt remontu,

koszt przeprowadzki,

koszt nowego wyposażenia,

warunki najmu,

dostępność lepszego lokalu.

Może się okazać, że znalezienie lepiej zaprojektowanej powierzchni będzie bardziej opłacalne.

Nie każda firma powinna posiadać własną siedzibę

Własna przestrzeń może być dużym zobowiązaniem.

Jeżeli firma nie potrzebuje jej do codziennej działalności, elastyczne rozwiązania mogą być bardziej racjonalne.

Coworking.

Biuro serwisowane.

Wirtualne biuro.

Wynajem sal na godziny.

Przestrzeń konferencyjna.

Każde z tych rozwiązań może odpowiadać innemu modelowi działalności.

Ale całkowity brak biura też ma swoją cenę

Nie należy jednak zakładać, że firma bez biura automatycznie działa taniej.

Jeżeli pracownicy muszą regularnie wynajmować sale.

Jeżeli spotkania odbywają się w hotelach.

Jeżeli trzeba organizować zewnętrzne szkolenia.

Jeżeli firma płaci za coworkingi.

Jeżeli trzeba wynajmować przestrzeń na wydarzenia.

Część oszczędności może zniknąć.

Dlatego porównanie musi obejmować cały rok.

Jak podejść do decyzji?

Przedsiębiorca powinien przeanalizować cztery warianty:

Wariant pierwszy – tradycyjne biuro.

Stała powierzchnia i stałe stanowiska.

Wariant drugi – biuro hybrydowe.

Mniej stanowisk, więcej przestrzeni wspólnej.

Wariant trzeci – coworking lub biuro serwisowane.

Elastyczny dostęp bez dużej inwestycji.

Wariant czwarty – praca całkowicie zdalna.

Minimalna stała powierzchnia i wynajem przestrzeni tylko w razie potrzeby.

Następnie należy policzyć całkowite koszty każdego rozwiązania.

Prosty model kalkulacji

Można stworzyć tabelę:

Koszt	Biuro tradycyjne	Biuro hybrydowe	Coworking	Praca zdalna
Czynsz	wysoki	średni	niski/średni	niski
Remont	wysoki	średni	niski	minimalny
Wyposażenie	wysokie	średnie	niewielkie	częściowe
Media	wysokie	średnie	w cenie	niskie
Sale spotkań	własne	własne	dostępne	wynajem
Elastyczność	niska	średnia/wysoka	wysoka	bardzo wysoka
Kontakt zespołu	wysoki	wysoki	zależny od organizacji	niższy
Koszt stały	wysoki	średni	niższy	niski

Nie ma tutaj zwycięzcy dla każdej firmy.

Wynik zależy od sposobu działania przedsiębiorstwa.

Najważniejszy wskaźnik: wykorzystanie przestrzeni

Firma może zacząć mierzyć, jak często biuro jest faktycznie używane.

Jeżeli średnio tylko 40 proc. stanowisk jest zajętych, warto zastanowić się nad optymalizacją.

Jeżeli codziennie brakuje miejsc, zmniejszenie powierzchni byłoby błędem.

Dane są lepsze niż intuicja.

Przestrzeń należy projektować pod realne zachowania

Jeżeli pracownicy mają pracować w biurze, ale nikt nie korzysta z dużej sali konferencyjnej, być może jest ona zbyt duża.

Jeżeli wszystkie małe pokoje są stale zajęte, firma potrzebuje ich więcej.

Jeżeli kuchnia jest zawsze pełna, może być za mała.

Jeżeli część biurek stoi pusta, można zmienić układ.

Biuro powinno ewoluować razem z firmą.

Co jest bardziej opłacalne: biuro czy home office?

Nie ma jednej odpowiedzi.

Dla firmy zatrudniającej kilkanaście osób, której działalność opiera się głównie na pracy komputerowej, hybrydowy model może być bardzo efektywny.

Dla firmy, która codziennie przyjmuje klientów, tradycyjne biuro może być koniecznością.

Dla przedsiębiorstwa produkcyjnego przestrzeń biurowa jest tylko jednym z elementów całej infrastruktury.

Dla małego startupu coworking może być najlepszym rozwiązaniem na pierwszym etapie.

Najważniejsza jest elastyczność kosztów

Biznes nie zawsze rozwija się liniowo.

Firma może mieć 10 pracowników.

Później 20.

Następnie 15.

Jeżeli zobowiązanie dotyczące przestrzeni jest sztywne, każda zmiana może kosztować.

Dlatego przedsiębiorcy powinni zwracać uwagę nie tylko na cenę, ale również na elastyczność umowy.

Biuro nie powinno wyprzedzać biznesu

To jedna z najważniejszych zasad.

Jeżeli firma dopiero zaczyna działalność i nie ma stabilnych przychodów, inwestowanie ogromnych pieniędzy w luksusową siedzibę może być nieracjonalne.

Najpierw powinien rosnąć biznes.

Dopiero później można zwiększać standard przestrzeni.

Oczywiście istnieją wyjątki.

Jeżeli wygląd biura jest bezpośrednio związany ze sprzedażą, inwestycja może być uzasadniona.

Ale powinna mieć konkretny cel.

Czasami lepiej wynająć niż kupić

Zakup nieruchomości może wydawać się atrakcyjny.

Firma staje się właścicielem lokalu.

Nie musi płacić czynszu najmu.

Ale zamraża kapitał.

Pojawiają się koszty finansowania, utrzymania i remontów.

Wynajem daje większą elastyczność.

Zakup daje potencjalnie większą kontrolę nad nieruchomością.

Decyzja zależy od sytuacji finansowej przedsiębiorstwa i jego planów.

Biuro jako inwestycja w markę

W niektórych firmach siedziba jest częścią produktu.

Hotel.

Kancelaria.

Studio projektowe.

Gabinet.

Salon.

Agencja premium.

W takich przypadkach aranżacja może bezpośrednio wpływać na doświadczenie klienta.

Wtedy wydatek na wnętrze ma większe uzasadnienie biznesowe.

W innych firmach liczy się przede wszystkim funkcja

Jeżeli klienci praktycznie nigdy nie odwiedzają biura, ogromne nakłady na recepcję mogą być trudne do uzasadnienia.

Lepiej przeznaczyć pieniądze na:

ergonomię,

IT,

oświetlenie,

akustykę,

komfort pracowników.

Każda złotówka powinna mieć konkretny cel.

Przyszłość może należeć do biur hybrydowych

Nie oznacza to, że tradycyjne biura znikną.

Raczej zmieni się ich funkcja.

Mniej stałych stanowisk.

Więcej przestrzeni wspólnej.

Więcej sal spotkań.

Lepsza technologia.

Większa elastyczność.

Mniejsza powierzchnia przypadająca na jednego pracownika.

To może prowadzić do bardziej efektywnego wykorzystania nieruchomości.

Najlepsze biuro to niekoniecznie największe

Duża przestrzeń może robić wrażenie.

Ale dla przedsiębiorcy każdy metr ma koszt.

Dlatego warto projektować biuro tak, aby każdy fragment powierzchni miał określoną funkcję.

Jeżeli firma płaci za 100 m², powinna wiedzieć, dlaczego potrzebuje każdego z nich.

To podejście pozwala ograniczyć zbędne wydatki.

Warto spojrzeć na biuro jak na inwestycję

Tak samo jak przedsiębiorca analizuje zakup maszyny czy samochodu firmowego, powinien analizować przestrzeń.

Ile kosztuje?

Jak długo będzie wykorzystywana?

Jakie przynosi korzyści?

Czy można ją zmniejszyć?

Czy można ją skalować?

Czy poprawia efektywność?

Czy wpływa na sprzedaż?

Czy pomaga zatrudniać ludzi?

Jeżeli odpowiedzi są pozytywne, koszt może być uzasadniony.

Przestrzeń pracy powinna wspierać strategię firmy

Nie ma sensu kopiować biur wielkich korporacji, jeżeli firma zatrudnia osiem osób.

Nie ma sensu budować przestrzeni coworkingowej, jeżeli wszyscy pracownicy potrzebują prywatności.

Nie ma sensu rezygnować z biura, jeżeli klienci regularnie odwiedzają firmę.

Nie ma sensu utrzymywać 200 m² tylko dlatego, że firma kiedyś planowała zatrudnić 50 osób.

Decyzja powinna wynikać z aktualnego modelu działalności i realistycznych planów.

Ostateczny wybór nie powinien być ideologiczny

Spór o to, czy lepsza jest praca zdalna, hybrydowa czy stacjonarna, często przedstawiany jest jako kwestia światopoglądowa.

Dla przedsiębiorcy powinno to być przede wszystkim zagadnienie biznesowe.

Jeżeli określony model obniża koszty i nie pogarsza wyników, warto go rozważyć.

Jeżeli obecność w biurze poprawia współpracę, sprzedaż albo obsługę klienta, również ma swoją wartość.

Najważniejsze jest znalezienie równowagi.

Ile naprawdę kosztuje biuro?

Nie tylko tyle, ile wynosi miesięczny czynsz.

Do rachunku należy dodać remont, wyposażenie, media, sprzątanie, utrzymanie, serwis, czas pracowników, dojazdy oraz koszt niewykorzystanej powierzchni.

Dopiero wtedy można zobaczyć rzeczywistą cenę przestrzeni.

Z drugiej strony nie należy traktować każdego kosztu jako straty.

Dobre biuro może być narzędziem zwiększającym efektywność firmy.

Może wspierać sprzedaż, budować markę, ułatwiać współpracę i przyciągać pracowników.

Najbardziej opłacalna przestrzeń to ta, która jest wykorzystywana

Firma nie powinna wynajmować biura po to, żeby dobrze wyglądało w materiałach rekrutacyjnych.

Powinna wynajmować lub posiadać przestrzeń, która rozwiązuje konkretne problemy.

Jeżeli pracownicy potrzebują miejsca do spotkań – trzeba stworzyć dobre sale.

Jeżeli potrzebują koncentracji – potrzebne są ciche przestrzenie.

Jeżeli firma przyjmuje klientów – potrzebna jest reprezentacyjna strefa.

Jeżeli większość zespołu pracuje zdalnie – nie ma powodu, aby utrzymywać kilkadziesiąt pustych stanowisk.

Biuro powinno zmieniać się razem z biznesem

Największym błędem może być traktowanie aranżacji biura jako inwestycji na zawsze.

Firma się zmienia.

Zatrudnia ludzi.

Zwalnia ludzi.

Zmienia model pracy.

Pozyskuje nowych klientów.

Przenosi część działalności do internetu.

Wprowadza nowe technologie.

Dlatego przestrzeń również powinna być elastyczna.

Dobrze zaprojektowane biuro nie jest tym, które wygląda idealnie w dniu otwarcia.

Jest tym, które nadal dobrze działa kilka lat później.

Materiał przygotowano we współpracy z redakcją portalu TajemniceBiznesu