Remont biura może być dla przedsiębiorcy zarówno inwestycją w rozwój firmy, jak i bardzo kosztownym błędem.

Łatwo wydać kilkadziesiąt tysięcy złotych na efektowne meble, designerskie lampy czy dekoracje. Znacznie trudniej odpowiedzieć na pytanie, czy te wydatki rzeczywiście poprawią komfort pracy, wizerunek firmy albo efektywność zespołu.

Przy budżecie 100 tys. zł różnica pomiędzy dobrze zaplanowanym remontem a przypadkowym wydawaniem pieniędzy może być ogromna.

Można stworzyć nowoczesną, funkcjonalną przestrzeń, która będzie służyła firmie przez wiele lat.

Można też po kilku miesiącach odkryć, że brakuje gniazdek, w sali konferencyjnej jest zbyt głośno, pracownicy narzekają na oświetlenie, a elegancka recepcja pochłonęła pieniądze, które znacznie bardziej przydałyby się na instalacje czy wyposażenie stanowisk pracy.

Dlatego remont biura warto potraktować dokładnie tak samo jak każdą inną inwestycję biznesową.

Najpierw potrzeby.

Później projekt.

Następnie budżet.

Dopiero na końcu wybór konkretnych materiałów i wyposażenia.

100 tys. zł to dużo czy mało?

To zależy przede wszystkim od powierzchni, stanu lokalu i standardu, jaki firma chce osiągnąć.

Inaczej wygląda remont niewielkiego biura o powierzchni 50-60 m², które wymaga głównie odświeżenia.

Inaczej remont lokalu o powierzchni 150-200 m², w którym trzeba wykonać nowe instalacje, podzielić pomieszczenia, zbudować zaplecze socjalne, zamontować klimatyzację i przygotować kilkanaście stanowisk pracy.

Dlatego 100 tys. zł nie powinno być traktowane jako gotowy cennik.

To przykład budżetu, który trzeba podzielić pomiędzy najważniejsze elementy.

W przypadku większego biura 100 tys. zł może być kwotą niewystarczającą na kompleksową modernizację.

W przypadku mniejszego lokalu może natomiast pozwolić stworzyć bardzo dobrze wyposażoną przestrzeń.

Najpierw trzeba określić, co właściwie oznacza remont

Słowo „remont” może oznaczać bardzo różne rzeczy.

Dla jednej firmy będzie to:

malowanie ścian,

wymiana podłogi,

nowe lampy,

meble.

Dla innej:

przebudowa ścian,

nowa instalacja elektryczna,

wentylacja,

klimatyzacja,

sieć komputerowa,

oświetlenie,

łazienka,

kuchnia,

zabudowy,

meble,

system kontroli dostępu.

Koszt może więc różnić się wielokrotnie.

Przed rozpoczęciem prac trzeba dokładnie określić zakres.

Przykładowy podział budżetu 100 tys. zł

Załóżmy, że przedsiębiorca dysponuje budżetem 100 tys. zł na modernizację średniej wielkości biura.

Przykładowy podział może wyglądać następująco:

Element	Przykładowy budżet
Prace budowlane i przygotowawcze	18 000 zł
Instalacja elektryczna i sieć	12 000 zł
Oświetlenie	8 000 zł
Podłogi i ściany	12 000 zł
Klimatyzacja i wentylacja	10 000 zł
Kuchnia i zaplecze	7 000 zł
Meble biurowe	15 000 zł
Akustyka	5 000 zł
Recepcja i elementy wizerunkowe	4 000 zł
Projekt i dokumentacja	4 000 zł
Rezerwa	5 000 zł
Razem	100 000 zł

To oczywiście model orientacyjny, a nie uniwersalny cennik.

W jednym lokalu większą część pieniędzy pochłoną instalacje.

W innym trzeba będzie przeznaczyć więcej na wyposażenie.

Najważniejsze jest jednak zachowanie odpowiedniej kolejności priorytetów.

Najpierw instalacje, później dekoracje

To jedna z najważniejszych zasad remontu komercyjnego.

Jeżeli instalacja elektryczna jest niewystarczająca, piękna ściana nie rozwiązuje problemu.

Jeżeli klimatyzacja nie radzi sobie latem, designerskie biurko nie poprawi komfortu pracowników.

Jeżeli sieć komputerowa została źle zaprojektowana, nowoczesne meble nie zwiększą wydajności pracy.

Dlatego pieniądze należy najpierw przeznaczać na elementy, których późniejsza wymiana będzie trudna i kosztowna.

Instalacje są właśnie takim elementem.

Elektryka może być niewidoczna, ale jest kluczowa

Współczesne biuro korzysta z ogromnej liczby urządzeń.

Komputery.

Monitory.

Ładowarki.

Drukarki.

Telefony.

Projektory.

Routery.

Serwery.

Urządzenia kuchenne.

Systemy kontroli dostępu.

Jeżeli liczba gniazd zostanie źle zaplanowana, pracownicy szybko zaczną korzystać z przedłużaczy i rozgałęźników.

To nie tylko problem estetyczny.

Może również utrudniać organizację stanowisk pracy.

Dlatego warto zaplanować rozmieszczenie gniazd jeszcze przed zakupem mebli.

Sieć komputerowa nie powinna być dodatkiem

W wielu firmach internet jest podstawowym narzędziem pracy.

Dlatego projektowanie biura bez uwzględnienia infrastruktury IT jest dużym błędem.

Trzeba przewidzieć miejsca dla punktów dostępowych, urządzeń sieciowych, komputerów, telefonów i innych elementów infrastruktury.

Warto również zostawić możliwość rozbudowy.

Firma, która dzisiaj zatrudnia osiem osób, za dwa lata może mieć ich piętnaście.

Instalacja przygotowana „na styk” szybko stanie się ograniczeniem.

Oświetlenie wpływa na komfort pracy

Oświetlenie jest jednym z tych elementów, które często są traktowane jako dekoracja.

Tymczasem w biurze pełni przede wszystkim funkcję użytkową.

Pracownik może spędzać przed komputerem osiem godzin dziennie.

Źle zaprojektowane światło może powodować dyskomfort, odbicia na ekranach i zmęczenie.

Dlatego warto myśleć o oświetleniu już na etapie projektu.

Nie chodzi o to, żeby wszystkie lampy były efektowne.

Znacznie ważniejsze jest, aby światło było odpowiednio rozłożone i dopasowane do funkcji pomieszczenia.

Na czym można oszczędzić przy oświetleniu?

Nie trzeba kupować najdroższych opraw dostępnych na rynku.

W wielu miejscach można zastosować proste, trwałe rozwiązania.

Oszczędność może również wynikać z przemyślanego projektu.

Nie ma sensu instalować bardzo drogich lamp dekoracyjnych w każdym pomieszczeniu.

Warto natomiast inwestować w jakość tam, gdzie światło bezpośrednio wpływa na komfort pracy.

Podłoga – wygląd kontra trwałość

Biuro jest przestrzenią intensywnie użytkowaną.

Krzesła przesuwają się po podłodze.

Pracownicy chodzą przez te same ciągi komunikacyjne.

Do pomieszczeń wnoszony jest piasek i brud.

W strefie wejściowej obciążenie może być szczególnie duże.

Dlatego najtańszy materiał nie zawsze jest najlepszym rozwiązaniem.

Podłoga powinna być przede wszystkim trwała i łatwa w utrzymaniu.

Nie ma większego sensu oszczędzać kilku tysięcy złotych na materiale, jeżeli po dwóch latach trzeba będzie przeprowadzać kolejną modernizację.

Ściany nie muszą kosztować fortuny

Tutaj pojawia się natomiast przestrzeń do oszczędności.

Nie każda ściana potrzebuje drogich paneli, kamienia czy dekoracyjnego tynku.

Często dobrej jakości farba i właściwie dobrana kolorystyka wystarczą.

Efekt można uzupełnić jednym mocniejszym elementem.

Logo firmy.

Grafika.

Ściana akcentowa.

Drewno.

Roślinność.

Dzięki temu można uzyskać reprezentacyjny efekt bez obciążania całego budżetu.

Najdroższy błąd: oszczędzanie na funkcjonalności

Przedsiębiorca może łatwo zachwycić się wizualizacją.

Problem zaczyna się wtedy, gdy piękne biuro okazuje się niewygodne.

Za mało miejsca.

Brak schowków.

Brak odpowiedniej liczby gniazd.

Mała kuchnia.

Brak miejsca na dokumenty.

Niepraktyczna sala konferencyjna.

Za mało przestrzeni do przechowywania.

Wąskie przejścia.

Złe rozmieszczenie stanowisk.

Takie błędy są znacznie droższe niż źle dobrany kolor ściany.

Meble to inwestycja w codzienną pracę

Przy wyposażaniu biura łatwo wpaść w pułapkę najniższej ceny.

Jeżeli firma potrzebuje dziesięciu stanowisk, zakup bardzo tanich biurek może wydawać się atrakcyjny.

Ale meble są użytkowane codziennie.

Pracownik spędza przy biurku wiele godzin.

Dlatego warto zwrócić uwagę na ergonomię, trwałość i możliwość regulacji.

Nie trzeba jednak kupować wszystkiego z najwyższej półki.

Rozsądniejszym rozwiązaniem może być połączenie solidnych podstawowych mebli z kilkoma bardziej reprezentacyjnymi elementami.

Nie każdy pracownik potrzebuje identycznego stanowiska

Nowoczesne biuro nie musi oznaczać kilkunastu identycznych biurek ustawionych w równych rzędach.

Różne stanowiska mogą mieć różne potrzeby.

Programista może potrzebować większego blatu i kilku monitorów.

Handlowiec może częściej korzystać z przestrzeni do rozmów.

Manager może potrzebować miejsca na spotkania.

Projektant może potrzebować dodatkowej przestrzeni roboczej.

Dlatego aranżacja powinna wynikać ze sposobu pracy zespołu.

Sala konferencyjna powinna być użyteczna

Wiele firm inwestuje dużo pieniędzy w reprezentacyjną salę konferencyjną.

Efekt może wyglądać świetnie na zdjęciach.

Ale jeśli pomieszczenie jest wykorzystywane kilka godzin w tygodniu, warto zastanowić się, czy jego powierzchnia i wyposażenie są adekwatne do rzeczywistych potrzeb.

Można czasami stworzyć mniejszą salę i wykorzystać pozostałą przestrzeń na dodatkowe stanowiska lub strefę pracy.

Każdy metr kwadratowy lokalu kosztuje.

Właśnie dlatego powierzchnię biura należy traktować jak zasób ekonomiczny.

Cena metra kwadratowego to nie wszystko

Przy wynajmie lub zakupie lokalu przedsiębiorca często skupia się na cenie za metr.

Tymczasem istotna jest również funkcjonalność powierzchni.

100 m² źle zaprojektowanego biura może być mniej wartościowe niż 80 m² dobrze zaplanowanej przestrzeni.

Korytarze.

Ściany działowe.

Pomieszczenia techniczne.

Kuchnia.

Toalety.

Magazyn.

Wszystkie te elementy zajmują powierzchnię, która nie służy bezpośrednio jako stanowisko pracy.

Dlatego przed podpisaniem umowy warto zastanowić się, ile przestrzeni rzeczywiście będzie wykorzystywane.

Akustyka jest często pomijana

To jeden z najbardziej niedocenianych elementów aranżacji biura.

W otwartej przestrzeni słychać rozmowy.

Telefony.

Spotkania online.

Drukarki.

Przemieszczających się pracowników.

Dla części osób może to być poważne źródło rozproszenia.

Nie zawsze trzeba budować osobne pomieszczenia.

Można wykorzystać:

panele akustyczne,

przegrody,

materiały pochłaniające dźwięk,

dywany,

elementy tapicerowane,

roślinność.

Wydanie kilku tysięcy złotych na poprawę akustyki może przynieść większą wartość niż kolejna dekoracja.

Kuchnia i zaplecze – nie warto ich lekceważyć

Biuro jest również miejscem, w którym pracownicy spędzają dużą część dnia.

Kuchnia powinna być więc funkcjonalna.

Lodówka.

Zmywarka.

Mikrofalówka.

Ekspres do kawy.

Odpowiednia liczba szafek.

Blat roboczy.

Miejsce na przechowywanie.

Nie musi wyglądać jak luksusowa kuchnia w apartamencie.

Powinna natomiast być trwała i łatwa do utrzymania w czystości.

Recepcja ma znaczenie dla wizerunku

Jeżeli do firmy regularnie przychodzą klienci, pierwsze wrażenie może mieć znaczenie.

Nie oznacza to jednak konieczności wydawania kilkunastu tysięcy złotych na recepcję.

Czasami wystarczy:

dobrze zaprojektowane logo,

odpowiednie oświetlenie,

estetyczna lada,

porządek,

dobre materiały,

spójna kolorystyka.

Klient może odebrać przestrzeń jako profesjonalną bez kosztownych rozwiązań.

Gdzie warto przeznaczyć większy budżet?

Najwięcej pieniędzy powinno trafiać do elementów, które:

są intensywnie użytkowane,

trudno wymienić,

wpływają na bezpieczeństwo,

wpływają na komfort,

mają długi okres użytkowania,

bezpośrednio wpływają na pracę.

W praktyce mogą to być:

instalacje,

klimatyzacja,

oświetlenie,

podłogi,

ergonomiczne stanowiska,

akustyka,

infrastruktura IT.

Na czym można oszczędzać?

Oszczędności warto szukać przede wszystkim w elementach łatwych do późniejszej wymiany.

Dekoracje.

Dodatki.

Obrazy.

Rośliny.

Elementy stylistyczne.

Część mebli.

Oznakowanie.

Nie oznacza to kupowania najtańszych produktów.

Chodzi o zachowanie proporcji.

Jeżeli firma ma budżet 100 tys. zł, nie powinna wydawać 30 tys. zł na elementy dekoracyjne kosztem instalacji.

Projekt wnętrza może ograniczyć koszty

Właściciele firm czasami uważają, że projektant wnętrz jest dodatkowym kosztem.

W przypadku biura profesjonalny projekt może jednak pomóc uniknąć kosztownych błędów.

Dobrze przygotowany projekt może określić:

układ stanowisk,

rozmieszczenie instalacji,

oświetlenie,

kolorystykę,

materiały,

meble,

zabudowy,

strefy funkcjonalne.

Im wcześniej zostaną podjęte decyzje, tym mniejsze ryzyko kosztownych zmian podczas remontu.

Nie warto zmieniać projektu w trakcie prac

Jedna z najdroższych sytuacji wygląda następująco:

ekipa już pracuje,

materiały zostały zamówione,

a właściciel stwierdza, że jednak chce inne rozwiązanie.

Zmiana może oznaczać:

dodatkową robociznę,

nowe materiały,

opóźnienie,

utratę wcześniejszych zakupów.

Dlatego przed rozpoczęciem remontu warto możliwie dokładnie zamknąć projekt.

Rezerwa finansowa jest obowiązkowa

Jeżeli przedsiębiorca ma dokładnie 100 tys. zł, nie powinien planować wydania pełnych 100 tys. zł na podstawie kosztorysu.

Remonty często generują nieprzewidziane wydatki.

Po otwarciu ściany może okazać się, że instalacja wymaga wymiany.

Podczas prac może pojawić się problem z podłożem.

Może wzrosnąć koszt materiałów.

Może być potrzebna dodatkowa robocizna.

Dlatego część budżetu powinna pozostać nietknięta.

W naszym przykładowym budżecie jest to 5 tys. zł.

W zależności od charakteru inwestycji rezerwa może być nawet większa.

Najtańsza oferta nie zawsze jest najtańsza

Przy wyborze ekipy remontowej przedsiębiorca może porównać trzy oferty.

20 tys. zł.

28 tys. zł.

35 tys. zł.

Pierwsza wydaje się oczywistym wyborem.

Ale trzeba sprawdzić, co dokładnie obejmuje każda oferta.

Czy zawiera przygotowanie podłoża?

Czy materiały są w cenie?

Czy wykonawca odpowiada za odpady?

Czy uwzględniono wszystkie prace?

Czy termin jest realistyczny?

Czy firma ma doświadczenie w obiektach komercyjnych?

Różnica w cenie może wynikać z zakresu prac, a nie wyłącznie z marży wykonawcy.

Remont biura różni się od remontu mieszkania

To ważna kwestia.

W biurze występują inne wymagania dotyczące organizacji przestrzeni.

Więcej urządzeń.

Więcej użytkowników.

Inne obciążenie podłóg.

Inne potrzeby elektryczne.

Infrastruktura sieciowa.

Akustyka.

Przestrzenie wspólne.

Bezpieczeństwo.

Dlatego nie każda ekipa specjalizująca się w remontach mieszkań będzie najlepszym wyborem do większego lokalu firmowego.

Przestój firmy również kosztuje

To jeden z kosztów, o których przedsiębiorcy często zapominają.

Jeżeli firma musi zamknąć biuro na dwa tygodnie, może pojawić się:

utrata części sprzedaży,

konieczność pracy zdalnej,

wynajem tymczasowej przestrzeni,

problemy logistyczne,

utrudnienia dla klientów.

Dlatego harmonogram remontu powinien być elementem planu finansowego.

Czasami droższa ekipa, która wykona pracę szybciej, może być w rzeczywistości tańszym rozwiązaniem.

Remont można przeprowadzić etapami

Nie zawsze trzeba wyprowadzać całą firmę na kilka tygodni.

Można podzielić prace na etapy.

Najpierw jedno pomieszczenie.

Później kolejne.

Następnie strefy wspólne.

Takie rozwiązanie może ograniczyć przestoje.

Jest szczególnie przydatne w firmach, które muszą funkcjonować przez cały okres modernizacji.

Warto remontować pod przyszłość

Biuro powinno odpowiadać nie tylko na dzisiejsze potrzeby.

Jeżeli firma planuje zatrudnić kolejnych pracowników, warto uwzględnić to już na etapie projektu.

Można przewidzieć dodatkowe punkty elektryczne.

Możliwość podziału przestrzeni.

Rezerwę w sieci.

Miejsce na dodatkowe biurka.

Rozbudowę klimatyzacji.

Dzięki temu przyszły rozwój będzie tańszy.

Elastyczne biuro może być tańsze w długim okresie

Przestrzeń zaprojektowana wyłącznie dla jednego układu może szybko stać się problemem.

Jeżeli zamiast ciężkich, stałych zabudów można zastosować modułowe rozwiązania, zmiana układu stanowisk będzie prostsza.

To ważne szczególnie w firmach, które szybko rosną lub zmieniają strukturę zespołów.

Biuro powinno wspierać sposób pracy

Nie ma jednego idealnego modelu aranżacji.

Firma zajmująca się sprzedażą może potrzebować wielu małych miejsc do rozmów.

Agencja kreatywna może potrzebować przestrzeni do pracy zespołowej.

Kancelaria może potrzebować ciszy i prywatności.

Firma technologiczna może potrzebować rozbudowanej infrastruktury IT.

Dlatego inspiracja zdjęciem z internetu nie powinna zastępować analizy własnych potrzeb.

Home office zmienił sposób myślenia o biurze

W wielu przedsiębiorstwach część pracowników nie przebywa w biurze przez cały tydzień.

To oznacza, że przestrzeń może być wykorzystywana inaczej niż przed laty.

Zamiast kilkudziesięciu stałych stanowisk można zaprojektować część przestrzeni jako:

hot deski,

sale spotkań,

strefy projektowe,

miejsca do rozmów,

ciche pokoje do pracy indywidualnej.

Dzięki temu firma może lepiej wykorzystać każdy metr kwadratowy.

Czy biuro musi wyglądać luksusowo?

Nie.

Powinno wyglądać profesjonalnie.

To istotna różnica.

Luksus może kosztować bardzo dużo.

Profesjonalizm często można osiągnąć znacznie taniej.

Spójna kolorystyka.

Porządek.

Dobre oświetlenie.

Dobre materiały w kluczowych miejscach.

Ergonomiczne meble.

Dobra akustyka.

Estetyczne oznakowanie.

To często wystarczy.

Klient nie patrzy na cenę każdego elementu

Klient odwiedzający biuro nie wie, ile kosztowała konkretna podłoga.

Nie wie, czy lampa kosztowała 300 czy 3000 zł.

Ocenia całość.

Czy jest czysto?

Czy przestrzeń jest uporządkowana?

Czy wygląda profesjonalnie?

Czy firma wydaje się dobrze zorganizowana?

To oznacza, że można budować dobry efekt bez kupowania najdroższych produktów.

Największy zwrot może dać ergonomia

Przedsiębiorca powinien pamiętać, że biuro nie jest tylko przestrzenią reprezentacyjną.

To miejsce, w którym ludzie pracują.

Jeżeli stanowiska są niewygodne, pracownicy szybciej się męczą.

Jeżeli akustyka jest zła, trudniej się skoncentrować.

Jeżeli oświetlenie jest niewłaściwe, praca może być mniej komfortowa.

Jeżeli brakuje miejsca do spokojnych rozmów, spotkania stają się trudniejsze.

Dlatego część budżetu warto traktować jako inwestycję w warunki pracy.

Remont może również poprawić wizerunek pracodawcy

W czasach konkurencji o specjalistów biuro może być elementem employer brandingu.

Nowoczesna przestrzeń może być argumentem podczas rekrutacji.

Nie zastąpi wynagrodzenia ani dobrej atmosfery.

Może jednak wpływać na pierwsze wrażenie kandydata.

Szczególnie w branżach, w których pracownicy mają możliwość wyboru pomiędzy wieloma firmami.

Nie przesadzaj z trendami

Moda na aranżację wnętrz zmienia się szybko.

Kolor, który dzisiaj jest popularny, za kilka lat może wyglądać przestarzale.

Dlatego podstawowe elementy biura powinny być możliwie ponadczasowe.

Trendy można wykorzystać w dodatkach.

Krzesłach.

Dekoracjach.

Grafikach.

Oświetleniu.

Roślinach.

Elementach łatwych do wymiany.

Co zrobić, gdy budżet zaczyna się kończyć?

To sytuacja, która może pojawić się przy każdym remoncie.

Wtedy warto stworzyć trzy kategorie.

Musimy mieć.

Elementy niezbędne do funkcjonowania biura.

Powinniśmy mieć.

Rozwiązania poprawiające komfort lub wygląd.

Chcielibyśmy mieć.

Dodatki, które są atrakcyjne, ale niekonieczne.

Jeżeli zabraknie pieniędzy, najpierw rezygnujemy z trzeciej grupy.

Nie z instalacji czy bezpieczeństwa.

Nie warto oszczędzać na rzeczach, których później nie da się łatwo wymienić

To dobra zasada inwestycyjna.

Jeżeli położenie nowej podłogi za pięć lat jest proste, można rozważyć tańszy materiał.

Jeżeli wymiana instalacji będzie wymagała rozbierania ścian, warto wykonać ją dobrze już teraz.

Jeżeli zmiana dekoracji jest prosta, nie musi być ona priorytetem.

Jeżeli poprawa akustyki po zakończeniu remontu będzie trudna, warto przewidzieć ją wcześniej.

Jak przedsiębiorca powinien patrzeć na 100 tys. zł?

Nie jak na pieniądze przeznaczone na „ładne biuro”.

Lepiej potraktować je jako kapitał przeznaczony na stworzenie narzędzia pracy.

To zmienia sposób podejmowania decyzji.

Czy ta podłoga będzie trwała?

Czy ten układ pozwoli zatrudnić więcej osób?

Czy oświetlenie poprawi komfort?

Czy sala konferencyjna jest rzeczywiście potrzebna w takiej wielkości?

Czy meble wytrzymają kilka lat?

Czy klimatyzacja będzie wystarczająca?

Czy instalacja elektryczna pozwoli rozbudować biuro?

To pytania biznesowe, a nie wyłącznie aranżacyjne.

Remont biura powinien mieć swój zwrot

Nie zawsze da się policzyć go bezpośrednio.

Biuro nie jest maszyną generującą określony przychód.

Można jednak oceniać efekty pośrednie.

Mniej przestojów.

Lepsze wykorzystanie przestrzeni.

Większy komfort pracowników.

Lepsza obsługa klientów.

Mniejsza liczba awarii.

Niższe zużycie energii.

Możliwość zwiększenia zatrudnienia.

Lepszy wizerunek firmy.

Jeżeli remont pomaga osiągnąć te cele, można traktować go jako inwestycję, a nie wyłącznie koszt.

Czy warto wydać całe 100 tys. zł?

Niekoniecznie.

Jeżeli firma może osiągnąć wszystkie najważniejsze cele za 80 tys. zł, pozostałe 20 tys. zł może zostać wykorzystane w innym miejscu.

Na marketing.

Sprzęt.

Rozwój produktu.

Rezerwę finansową.

Szkolenia.

Zatrudnienie.

To bardzo ważne z punktu widzenia przedsiębiorcy.

Każda złotówka wydana na remont nie może zostać jednocześnie wykorzystana na rozwój firmy.

Najdroższe biuro nie musi być najlepszym biurem

W aranżacji przestrzeni firmowej łatwo pomylić cenę z jakością.

Drogie materiały nie gwarantują funkcjonalności.

Luksusowe meble nie rozwiązują problemu złej akustyki.

Efektowne lampy nie zastąpią dobrego projektu oświetlenia.

Duża recepcja nie zwiększy automatycznie sprzedaży.

Dlatego najważniejsze jest odpowiednie ustalenie priorytetów.

Przykładowa kolejność inwestycji

Przy ograniczonym budżecie można przyjąć prostą hierarchię:

1. Bezpieczeństwo i instalacje.

2. Funkcjonalność przestrzeni.

3. Komfort pracy.

4. Trwałe materiały.

5. Wyposażenie.

6. Wizerunek i estetyka.

7. Dekoracje i dodatki.

Taka kolejność nie oznacza, że wygląd biura nie ma znaczenia.

Oznacza tylko, że wygląd nie powinien przesłonić funkcji.

Biuro jest częścią strategii firmy

Przestrzeń pracy nie powinna być projektowana w oderwaniu od biznesu.

Jeżeli firma chce obsługiwać klientów premium, biuro powinno być spójne z jej pozycjonowaniem.

Jeżeli firma zatrudnia głównie pracowników zdalnych, nie potrzebuje ogromnej liczby stałych stanowisk.

Jeżeli przedsiębiorstwo planuje dynamiczny rozwój, warto stworzyć przestrzeń, którą można łatwo powiększyć lub przearanżować.

Jeżeli lokal jest przede wszystkim miejscem pracy wewnętrznej, można ograniczyć wydatki na reprezentacyjną recepcję.

Każdy remont powinien odpowiadać na konkretne potrzeby biznesowe.

100 tys. zł może stworzyć bardzo dobre biuro – pod jednym warunkiem

Najważniejsze nie jest to, ile pieniędzy firma ma do wydania.

Najważniejsze jest to, jakimi kryteriami kieruje się przy ich wydawaniu.

Jeżeli większość budżetu trafi na efektowne dodatki, a zabraknie pieniędzy na instalacje, ergonomię i funkcjonalność, remont szybko zacznie być postrzegany jako kosztowna pomyłka.

Jeżeli natomiast pieniądze zostaną przeznaczone na elementy, które rzeczywiście wspierają pracę firmy, sytuacja wygląda zupełnie inaczej.

Dobre biuro nie musi być luksusowe.

Powinno być funkcjonalne, wygodne, trwałe i dopasowane do sposobu działania przedsiębiorstwa.

Najważniejsza zasada: najpierw funkcja, później forma

Remont biura za 100 tys. zł może wyglądać zupełnie inaczej w każdej firmie.

Jedna zainwestuje więcej w instalacje.

Inna w meble.

Jeszcze inna w akustykę, klimatyzację albo strefę spotkań.

Nie istnieje jeden idealny podział budżetu.

Istnieje natomiast dobra kolejność podejmowania decyzji.

Najpierw trzeba określić, jak firma pracuje.

Następnie zaplanować przestrzeń.

Później ustalić, co jest niezbędne.

Dopiero na końcu warto wybierać materiały, kolory i dodatki.

Takie podejście pozwala uniknąć sytuacji, w której przedsiębiorca wydaje większość budżetu na rzeczy widoczne, a później brakuje pieniędzy na te, których nie widać, ale które decydują o funkcjonalności całego biura.

Remont jako inwestycja w biznes

Przedsiębiorca powinien patrzeć na biuro nie jak na wnętrze z katalogu, ale jak na narzędzie.

Dobrze zaprojektowana przestrzeń może ułatwiać pracę, poprawiać komunikację, zwiększać komfort zespołu, robić dobre wrażenie na klientach i pozwalać firmie rozwijać się bez konieczności przeprowadzania kolejnego remontu za kilka lat.

To właśnie dlatego przy budżecie 100 tys. zł nie warto pytać wyłącznie:

„Co możemy za te pieniądze kupić?”

Znacznie lepsze pytanie brzmi:

„Co możemy dzięki tym pieniądzom poprawić w funkcjonowaniu firmy?”

Jeżeli odpowiedź jest konkretna, remont przestaje być zwykłym wydatkiem na urządzenie wnętrza.

Staje się inwestycją w miejsce, w którym firma będzie pracować, rozwijać się i zarabiać przez kolejne lata.

Ten materiał powstał przy udziale redakcji portalu bizneasy.pl